Oj, będzie długo. TL;DR – zaczęliśmy życie w świecie podobnym do świata z Walking Dead czy I Am Legend. Ale damy radę i to o nas nakręcą film.
Jak wielu z nas, jestem w domu. Kontakt ze światem wyłącznie przez telefon czy przez inne komunikatory / fejsy. Jestem po rozmowach z wieloma znajomymi. Każdy z nich ma swój punkt widzenia co do tego, w jaki sposób sytuacja się rozwinie. Ponieważ jest to grupa o biznesie, postaram się opisać moje obserwacje i przemyślenia dotyczące tego, jak biznes może wyglądać na koniec 2020 roku
Dla tych co mnie nie znają – od 2013 jestem zaangażowany w firmy działające na rynku pracy osób z niepełnosprawnościami. To, co wyróżniało mnie przez wiele lat, to było skupienie się na pracy zdalnej. Właściwie 100% zespołu pracowało czy pracuje z domu. Od chwili wybuchu tej pandemii koronawirusa (a dla Polski od piątku w trybie natychmiastowym), taki rodzaj pracy – praca zdalna / telepraca – jest jedynym rozwiązaniem dla wielu osób. Hamulec wrzucony gwałtownie dla milionów ludzi w Polsce. Jak się przygotować czy nastawić na nadchodzące dni czy miesiące?
Wg mnie świat zmienił się na zawsze. Nie wiemy, jak długo ten wirus będzie działał. Nie wiemy, jak będzie mutował. Czy będzie możliwa produkcja szczepionki. Branża MICE, hotele, kawiarnie, galerie handlowe – czy z nich jeszcze kiedykolwiek skorzystamy, jeśli być może nigdy nie opuścimy już naszych domów i mieszkań? Wiem, że to wizja katastroficzna, ale scenariuszy jest wiele.
Myślę, że praca zdalna będzie właściwie jedyną dostępną na rynku. Ale, aby to funkcjonowało, to musimy zmienić nasze myślenie o pracy. Przyjmijmy więc, że nigdy już nie wyjdziemy z domu. Co teraz?
Firmy powinny dojść do tego, że zdalność pracy nie polega na tym, że ktoś pracuje z domu włączając kamerkę na 8 godzin, aby manager mógł obserwować pracownika jak pracuje. Zdalność pracy powinna zostać zaszyta w podstawach działalności firmy. I tutaj pojawiają się analogie do tych sytuacji, które miałem w trakcie pracy z osobami z niepełnosprawnością pracującymi zdalnie. Bo wielu z nich w taki sposób żyje i pracuje od zawsze. A my się do tego musimy przekonać. Powinniśmy się tego nauczyć a potem tylko wystarczy to wdrożyć.
Zdalność dla mnie to nie tylko praca, to dla niektórych sposób na życie, kultura, z która warto się zaznajomić. Rozejrzyjcie, macie teraz trochę czasu i zobaczcie, ile ludzi wokół was żyje tak naprawdę zdalnie, nie dlatego, że chcą, ale dlatego że tylko taki model życia jest dla nich bezpieczny i możliwy. Dziś to oni na nas patrzą jak na dziwaków – bo przyszło nam przez kilka tygodni posiedzieć w domu, oni pracują, żyją i siedzą cały czas. .
#dokumentacja #procesy
Przyjmując, że każdy pracujący na rzecz firmy (nieważne, czy B2B czy umowa o pracę), powinien mieć podpisane dokumenty. Regulaminy i procesy / procedury powinny być dostosowane do tego, że można zawrzeć czynność skuteczną prawnie bez konieczności kontaktu osobistego. Istnieją już gotowe narzędzia do tego, aby to wspierać. Obecnie większość firm działa ad hoc. Jest to moment, aby wdrożyć odpowiednie zapisy w regulaminach pracy, wynagradzania, itp.
#rekrutacja #zatrudnienie
Warto pomyśleć o tym, aby proces rekrutacji był zdalny. Aby to się stało, nie można napisać ogłoszenia i wrzucić na pracuj.pl czy na Linkedin i czekać na CV. Powinny zostać opracowane jasne kryteria danego stanowiska, przy założeniu, że tego pracownika nigdy nie spotkamy osobiście. Trzeba się zastanowić, wg jakich KPI będziemy rozliczać pracę tego pracownika – może trzeba pomyśleć w końcu o napisaniu opisu stanowisk w firmie, co było odkładane przez tyle lat.
Jak już mamy kandydatów, to cały proces rozmów, testów też powinien być zdalny. Czy macie wdrożone narzędzia, tak abym np. ja z drugiego końca Polski mógł zadzwonić na wideokonferencję i aby można było się widzieć? Czy powinienem być w garniturze? Czy Wy będziecie w garniturze? O czym jeszcze można pomyśleć to podpisywanie i wypowiadanie umów. Czy umowa o pracę musi być na papierze z podpisem? Mój stan wiedzy na dzisiaj jest taki, że umowa o pracę jest jedynym dokumentem w prawie polskim, który musi mieć formę papierową z podpisem. A skąd będziecie wiedzieć, że to mój podpis?
Dodatkowo inne będą sposoby prowadzenia rozmów rekrutacyjnych. Inaczej wygląda ona na żywo a inaczej na wideo. Trzeba będzie się zastanowić nad tym czy np. warunkiem przyjęcia do pracy będzie posiadanie szybkiego łącza do Internetu? Czy akceptujecie w tle głosy innych osób w mieszkaniu pracowników? Przecież mogą być tam dzieci uczące się zdalnie czy partner pracujący zdalnie jako telemarketer…
Nauczyciele zostali wysłani do prowadzenia zdalnie lekcji. Pytanie – czy to jest komputer ich czy też szkoły? W sytuacji awaryjnej pewnie to są ich sprzęty. Ale docelowo, powinny być to sprzęty szkół. A jak jest w Waszych firmach? Podobno w niektórych ministerstwach są po max 2 laptopy na departament kilkudziesięciu osób.
Idąc dalej – badania lekarskie, RODO, szkolenia BHP – czy istnieje platforma do szkoleń BHP? Jedno z pytań, które dostałem od potencjalnego klienta ostatnio było takie, czy mam opinię prawną, czy krzesło, na którym siedzi telepracownik (ważne rozróżnienie) jest dopuszczone do użytku w firmie zgodnie z §5 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe , art. 212 KP (z wykluczeniem pkt 4) oraz Działem IV Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy – z uwzględnieniem m.in §48 tego rozporządzenia. Tak – mam taką opinię ?
#praca #zaufanie
Praca zdalna jest związana z zaufaniem. Przecież kwestia „zarządzania przez osmozę” czy „dupogodziny” odbębniane bez sensu w firmie są fetyszem wielu managerów. Muszą widzieć człowieka aby wierzyć, ze pracuje. Ale warto też zwrócić uwagę na kwestie formalne, takie jak godziny pracy (jak zaraportujemy czas rozpoczęcia i zakończenia pracy – kolega wrzucił zdjęcie, że ludzie pracują od godziny 6.22. Jeśli pracują na etacie, to w jaki sposób liczy 8 godzin? Muszą pojawić się systemy obiegu dokumentów i informacji, takich jak urlopy, czas pracy (czy można udzielić zgody na dzielony czas pracy np. 8-12 i 14-18?) muszą znaleźć odzwierciedlenie w przepisach, regulacjach oraz w całym procesie onboardingu. Przecież nikt nie będzie wiedział, jak firma działa poprzez obserwację współpracowników siedzących obok na ołpenspejsie. Czasami wystarczą najprostsze rozwiązania – mail z informacją o rozpoczęciu i zakończeniu pracy, tabelka w Excelu, udostępniony plik z urlopami…
Struktura zarządcza, czyli egzekwowanie tego, czy praca została wykonana dobrze to jest kolejny obszar, z którym mierzyłem się wielokrotnie. Dostawałem wielokrotnie pytania – a skąd mam wiedzieć, że np. pracownik pracuje (np. copywriter)? Czy hasło – pisanie tekstów za zadane tematy jest wystarczającym poleceniem? Czy 1 tekst dziennie wystarczy? Czy to mało czy dużo? Itd. Itp. Praca zdalna wymusza uporządkowanie i sparametryzowanie właściwie wszystkich elementów w firmie. Nie można już z ułańską fantazją prowadzić wielu czynności bez ich opisu. Nie można właściwie niczego robić na tzw. „gębę”. Na wszystko powinien być papier, dokument, mail, potwierdzenie, itp.
#szkolenia #wiedza
Oczywiście wdrożenie pracy zdalnej i tego, że nie zobaczymy osobiście naszych współpracowników, powinno odbyć się poprzez dostarczenie wiedzy, na temat tego, jak to działa. Szkolenia dla wszystkich – bo to dotyczyć będzie każdego z nas. Onboarding czyli wprowadzenie w reguły działania w firmie – np. czy na Slacku jest kanał na dowcipy a jeśli tak, to w jakich godzinach można używać.
#integracja #worklifebalance
Dawniej, gdy paliłem papierosy, to o wielu rzeczach w firmach, w których pracowałem, dowiadywałem się „na fajku”. Przy pracy zdalnej nie jest to możliwe. Nie wyjdziemy na papierosa, nie pójdziemy na kawę czy na lunch. Ale może warto rozważyć wspólne robienie sobie lunchu i siadanie do komputera z zupą / kotletem / cieciorką (cokolwiek to jest), aby nie zanikły integracje i relacje społeczne. To, że praca jest zdalna, nie oznacza, ze nie ma integracji czy relacji społecznych. Warto o tym pomyśleć.
Poza tym czasami jest tak, ze pracownik jest zaangażowany, pracuje po 12 godzin, zatracając się w pracy. Warto zwrócić uwagę na to, ze powinno być jasno oddzielone życie zawodowe od prywatnego.
Jeśli macie jakieś pytania – jestem do Waszej dyspozycji
PS – zobaczymy, czy katastroficzny scenariusz się ziści ?
Artykuł po raz pierwszy opublikowany na LinkedIn 17 marca 2020 roku
https://www.linkedin.com/pulse/praca-zdalna-w-%C5%9Bwiecie-i-am-legend-piotr-konopka/