Czego się nauczyłem w pracy mobilnej i zdalnej.
Od 2009 roku pracuję w wariancie mobilnym, zdalnym czy pół zdalnym. Udało mi się kilku rzeczy nauczyć, kilku musiałem dotknąć i się sparzyć osobiście. Działałem jako freelancer oraz zarządzałem dużymi zdalnymi zespołami. Pierwsze doświadczenia? Do dzisiaj pamiętam, ze pracując mobilnie, bez biura, musiałem wiedzieć, gdzie w Arkadii są gniazdka, w których restauracjach czy kawiarniach oraz w których dokładnie miejscach? Jak również to, że w Costa Coffee na parterze Reduty nie ma żadnego zasięgu komórkowego (jest, ale tam, gdzie nie ma gniazdka. Tam, gdzie jest gniazdko – nie ma zasięgu).
Czego się nauczyłem przez te 11 lat? Poniżej znajdziecie 10 ważnych kwestii, które warto rozważyć dzisiaj, przy wdrażaniu pracy zdalnej. Wiem, że jest to sytuacja awaryjna i trochę przymusowa, ale uruchomienie pracy i nauki zdalnej dla większej części społeczeństwa jest faktem. Nie wiemy również, czy ta sytuacja potrwa do 11 kwietnia czy też trochę dłużej
- Pierwszym elementem jest onboarding. Jak realizować zdalny onboarding? Nikt teraz nie widzi, że na lunch chodzi się do Hindusa – jak chodzicie na lunch z kolegami z pracy teraz? Nikt nie wie, jak podpisać listę obecności. Poza tym ludzie aplikowali i zostali przyjęci do firmy mającej biuro, a teraz pracują z domów. Co z drukarką? A gdzie dwa monitory?
- Nie każdy manager umie zarządzać zdalnymi zespołami, więc warto zadbać o wsparcie na początkowym okresie. Jak to rozpoznać, że manager potrzebuje takiego wsparcia? – patrz punkt niżej. On, jako PAN MANAGER / PAN PREZES, przecież się nie przyzna…
- Zarządza i motywuje swój zespół, ale tak, że sytuacja zaczyna ocierać się o mobbing (przykład z ostatnich dni, gdzie jedno korpo wymaga włączenia kamerki na 8h pracy, aby obserwować pracownika, czy pracuje). Dodatkowo w komunikacji elektronicznej często nie widać emocji na twarzach, co zwiększa niepewność w tej komunikacji. Przekładanie metod 1:1 z pracy stacjonarnej (to znamy) na pracę zdalną (tego nie znamy, więc ratujemy sie jak możemy) nie zawsze działa prawidłowo.
- Nie każdy pracownik umie się odnaleźć w domu, zwłaszcza jak jest rodzina, pies. Praca dwóch osób, nauka zdalna dzieci, 24h na dobę w jednym miejscu… Wielu z nas już to widzi i czuje. Mentalne i fizyczne wyjście do pracy jest niezwykle istotne (nawet jeśli to jest inny fotel w tym samym pokoju), jak również oddzielenie życia zawodowego od prywatnego.
- Nawet skomplikowane procesy można realizować zdalnie, jeśli są dobrze opisane – nikt nie czyta w myślach. To, co wydawało się proste w pracy stacjonarnej, gdzie część rzeczy można było pokazać a część nauczyć się w trakcie obserwacji uczestniczącej, nie działa w pracy zdalnej. Także zarządzanie przez osmozę i nakładanie rąk 🙂 – one też nie działają.
- Można zbudować zdalną kulturę organizacyjną, ale trzeba ludziom ufać – jak nie ufacie, to po co ich zatrudnialiście? Ale trzeba też kontrolować – tylko jak nie przesadzić z kontrolą (czy trzeba robić zrzuty ekranu co 5 sekund z ekranu komputera danego pracownika)?
- Nie zawsze i nie wszystko udaje się za pierwszym razem, więc na początku warto opisać całość i wytłumaczyć tak, aby nawet 8-letnie dziecko zrozumiało. Możemy być super specjalistami w danej dziedzinie, jednak nie wszyscy nimi są. Ważne, aby komunikować się tak, aby inni zrozumieli. Test jest prosty – jeśli wasza córka / syn (w wieku 8 lat) umie powiedzieć, czym zajmuje się mama i tata w pracy, to jest to dobry prognostyk. Nie możemy być w sytuacji jak z serialu F.R.I.E.N.D.S., gdzie nikt nie potrafił odpowiedzieć, czym zajmuje się Chandler Bing…
- Na wszystko musi być papier, mail, najlepiej z potwierdzeniem, że druga osoba zrozumiała. Hasło „masz zrobić codziennie 20 telefonów do potencjalnych klientów”, rzucone w biurze, w obecności innych, działa inaczej, niż to samo zadanie powiedziane przez telefon w wersji remoteonly. Komunikacja ustna musi być uzupełniona o komunikację pisemną. Albo w wariancie ad hoc albo w wariancie procedura.
- Zdalność to także poczta i kurier, nie tylko mail i telefon. Nawet jeśli dojdziemy do tego, że umiemy podpisać się z naszej strony elektronicznymi podpisami kwalifikowanymi, może się okazać, że druga strona tego jeszcze nie obsługuje tak, jak my byśmy chcieli. Warto pomyśleć o użyciu infrastruktury pocztowej czy kurierskiej (działają obie usługi), wspartej oczywiście skanami na mailach, aby był ślad w mailu.
- Proste czynności najłatwiej mierzyć – nie rozliczamy już z siedzenia w pracy. Rozliczenie w pracy zdalnej powinno być za efekt a nie za tzw. „Dupogodziny”. Hasło z Kodeksu Pracy, że pracownik jest do dyspozycji pracodawcy przez 8h dziennie w pracy zdalnej, bez jasno opisanych kryteriów, nie działa. Ale żeby takie rozliczanie działało, trzeba mieć proces, mierniki, kejpijaje, opis, onboarding tego opisu, itp…
Czy macie jakieś inne pomysłu, co jest ważne we wdrażaniu pracy zdalnej w tym momencie?
Artykuł, który po raz pierwszy pojawił się na LinkedIn 25 marca 2020 roku
https://www.linkedin.com/pulse/remoteonly-since-2009-top10-piotr-konopka/