Cześć, nazywam się Piotrek Konopka i zapraszam Was na kolejny, 8. już odcinek, z cyklu Piotrek Dobra Rada mówi o pracy zdalnej. Dzisiaj opowiem o procesach i procedurach. A jako przykład wybrałem dwa, wydawałoby się najprostsze, procesy czyli podpisanie umowy o pracę oraz podpisanie listy obecności przez pracownika.
Przyjmijmy, że to będą pracownicy w pracy stacjonarnej i zdalnej i będą to pracownicy, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę.
Jak wygląda stacjonarne podpisywanie umowy o pracę? Pracownik, który przeszedł rekrutację, przychodzi do kadr, dostaje komplet dokumentów do uzupełnienia. Oczywiście po drodze musi też uzupełnić kilka / przynieść ze sobą kilka dokumentów, takich jak na przykład świadectwo pracy. Na miejscu pani w kadrach sprawdza poprawność wypełnienia wszystkich dokumentów. Przygotowywana jest umowa o pracę do wydruku. Na miejscu wszystko podpisujemy, zarówno z jednej jak i z drugiej strony. I pracownik formalnie zostaje zatrudniony. Oczywiście po chwili będzie miał jeszcze wykonane szkolenie BHP, a w zestawie dokumentów, które musiał ze sobą przynieść, musi być badanie lekarskie wstępne, dopuszczające do pracy
Jak już jest zatrudniony, przychodzi do biura. Wchodzi, na początku albo odbija się badge’m, jeżeli takiego badge’a dostał i być może ten fakt jest odnotowywany w systemie. Być może podpisuje się na recepcji swojego działu bądź całej firmy. Podpisuje się na liście obecności. Znaczy, że rozpoczął pracę. Koniec!
Jak to wygląda w przypadku pracy zdalnej? No to już tutaj trzeba się zastanowić, jak w ogóle powinien wyglądać proces. Ponieważ, OK, wysyłamy komplet dokumentów do pracownika. Możemy wysłać do niego, do potencjalnego pracownika, możemy wysłać komplet dokumentów w PDF, do wydruku. Tylko pytanie:
- czy Pracownik będzie miał drukarkę?
- Czy wypełni czytelnie, bo oczywiście te dokumenty może nam odesłać.
- Jeżeli odeśle, a załóżmy, że robi to w miarę sprawnie, to najpierw my wysyłamy a on nam odsyła w formie papierowej, to się nagle może pokazać, że zajmuje to kolejny tydzień czy dwa?
- jeżeli będą jakieś błędy, poprosimy o odesłanie dokumentów raz jeszcze. Tym razem będą to dokumenty być może poprawne
- warto się zastanowić nad tym, czy w procesie zdalnym nie wysyłać dokumentów przygotowanych elektronicznie, ale pustych i czy nie poświęcić kilku minut pracownikowi na to, aby te dokumenty wspólnie z nim wypełnić. Tak, żeby otrzymać komplet dokumentu wypełniony tak jak powinien być wypełniony – prawidłowo.
A jak podpisać umowę o pracę?
- czy będziemy pewni, że Jan Kowalski, którego zatrudniamy, podpisał się pod umową i odesłał nam do podpisu umowę o pracę podpisaną przez siebie?
- czy Państwowa Inspekcja Pracy mam tego nie zakwestionuje?
- czy nie warto rozważyć na przykład udział notariusza w podpisywaniu
A jak wygląda kwestia podpisania listy obecności?
- czy mamy wdrożone zaawansowane systemy informatyczne, które powodują, że człowiek siada do komputera (przyjmijmy, że ma komputer służbowy w domu, w pracy zdalnej) – wsiada do komputera, loguje się do systemu i ten fakt jest odnotowywany
- A co jeśli takiego systemu nie ma?
- Czy zwykły mail wystarczy?
- A co zrobić, albo do kogo takie maile wysyłać? A kto powinien zareagować?
Musimy sobie odpowiedzieć na pytania:
- W momencie gdy pracownik, na przykład zaczyna pracę o 9:00 i nie wyśle tego maila do godziny 10:00, to kto powinien zareagować?
- Czy pracownik jest w pracy czy już na zwolnieniu lekarskim? A być może wziął niespodziewany urlop?
Takie kwestie też należy wdrożyć w procesie podpisywania umowy o pracę:
Innym przykładem jest to, kiedy pracownik tę pracę kończy:
- czy kończy po ośmiu godzinach i z defaultu to przyjmujemy i nikt nie wysyła żadnego maila z informacją “zakończyłem pracę na poniedziałek” i już jest koniec?
- A co z kwestią nadgodzin, które również przysługują pracownikowi, jeśli pracował w danym momencie 10 godzin na polecenie swojego przełożonego?
- Czy ten fakt również musi być odnotowany mailem czy nie?
Jeżeli chodzi o procesy zdalne i stacjonarne – to nie jest tylko powiedzenie pracownikowi “Tutaj masz komputer służbowy i wysyłaj mi oferty pracy mailem”.
Warto zastanowić się nad tym, żeby procesy i procedury wspierające całą organizację były dopasowane do tej pracy zdalnej.
Na dzisiaj dzięki serdeczne i do usłyszenia jutro.