Cześć, nazywam się Piotrek Konopka i zapraszam was na dziewiąty już odcinek z cyklu Piotrek Dobra Rada mówi o pracy zdalnej. Dzisiaj powiem kilka słów na temat narzędzi i tego, jak te narzędzia powinny wspierać nas w pracy zdalnej oraz tego w jaki sposób potwierdzać bądź zaprzeczać wykonanie danej czynności.
W pracy stacjonarnej bardzo często używamy rozwiązań analogowych. Najprostszym rozwiązaniem analogowym jest kartka papieru i długopis. Idziemy, podpisujemy odbiór, zostawiamy komuś informacje na na biurku. Wystarczy właśnie do tego standardowa kartka. Czasami wystarczy rozmowa, ale gdzieś w tle mamy jedną czy drugą osobę, która jest świadkiem takiej rozmowy, gdzie informacja jest przekazana.
Jak wygląda temat narzędzi w pracy zdalnej? Tam jest troszkę trudniej. Od 13 marca, gdy wszyscy poszliśmy na pracę zdalną i dużo organizacji nie było gotowych do tego, żeby taką pracę zdalną wdrożyć, okazuje się, że nie ma również wdrożonych narzędzi.
Co to znaczy narzędzie? Na przykład w jaki sposób podpisać listę obecności? Wszystkim od razu się kojarzy, że powinno być jakieś zaawansowane narzędzie wdrożone, które pozwala liczyć obecność, które pozwala składać wnioski urlopowe i akceptować te wnioski urlopowe. Które pozwala sprawdzić, jak dużo tego urlopu mamy, kiedy nam się kończą badania lekarskie… To jest narzędzie zaawansowane kadrowe. Ale czasami wystarczy zwykły mail. Wystarczy listę obecności papierową zastąpić mailem wysłanym rano, że zacząłem pracę i wysłanym wieczorem, że tą pracę skończyłem.
Czasami wystarczy skorzystać z facebookowego Messengera do wymiany informacji, jeżeli nie umiemy z niczego innego korzystać. Podoba wam się Zoom? Korzystajcie z Zooma. Umiecie korzystać z Hangouta googlowego? Korzystajcie z Hangouta googlowego. Po prostu korzystajcie z tych narzędzi, które są dla was proste i intuicyjne. Które umiecie zacząć wdrażać już dziś, ponieważ wdrożenie każdego narzędzia to jest zbudowanie nawyku.
W momencie, gdy wszyscy poszliśmy na pracę zdalną, tych nawyków nagle musimy zmienić bardzo dużo. Postarajmy się, żeby te narzędzia nas nie zabiły organizacyjnie. Żebyśmy umieli z nich korzystać. Żeby one po prostu rozwijały się razem z naszymi potrzebami. Czyli najpierw wykorzystujmy maila, Facebooka, Messengera, Zooma. I powoli, powoli będziemy dochodzili do perfekcji i doskonałości.
Natomiast na co warto zwracać uwagę w pracy zdalnej i komunikacji? Na to, że jeżeli czegoś nie ma na mailu, to nie istnieje. Ludzka pamięć jest zawodna i czasami po prostu rozmowa nie wystarczy. Także pamiętajmy o tym, żeby po każdej rozmowie wysłać najprostszego maila z podsumowaniem. I najlepiej, żeby ten mail był potwierdzony: tak zrozumiałem, tak zrozumiałam. Ułatwi nam to w bardzo znaczący sposób pracę. Pamiętajcie o tym – jeżeli czegoś nie ma na mailu, to po prostu nie istnieje.
Dzięki serdeczne za dzisiejszy odcinek. Do usłyszenia i zobaczenia jutro. Na razie!