Przez ostatnie 11 dni nagrałem 11 filmów dotyczących pracy zdalnej i tego, jak sobie radzić z nią w praktyce. Ponieważ niektórzy wolą czytać a nie słuchać, postanowiłem opublikować artykuł zbierający to w listę TOP10 tips&tricks pracy zdalnej. Zaczynamy!
- Wyjdź do pracy zdalnej (mentalnie i fizycznie) i z niej wróć do domu
Wstańmy wcześniej, umyjmy się, ubierzmy jak do pracy – ja zakładam koszulę i krawat.
Mam przygotowane miejsce pracy – nie jest to miejsce, w którym spędzam czas wolny. Jest tu komputer, kawa w ulubionym kubku. Chodzę na lunche, robię regularne przerwy (25 minut pracy i 5 minut przerwy)
Po pracy zakładam swoje ulubione dresy. Ale ważne jest to, ze po zakończeniu pracy, gdy zdejmuję krawat, wiem, ze jestem w domu.
- Planuj czas
Przede wszystkim asertywnie rozmawiaj ze współpracownikami i rodziną. Oni są w podobnej sytuacji. Powiedz, ze masz dzieci, psa, itp. I że np. od 11 do 13 jest twój czas na zajęcie się dziećmi, wyprowadzenie psa, ugotowanie i zjedzenie z dziećmi obiadu.
Podziel czas pracy na przykład od 7 do 11 i od 13 do 17. W godzinach od 11 do 13 jesteś w domu. Poinformuj o tym współpracowników, udostępnij tę informację we wspólnym kalendarzu – niech do Ciebie nie dzwonią w tym czasie.
- Stwórz nową rutynę pracy, czyli spotkania statusowe
Wdróż rutynę regularnych, porannych, codziennych spotkań, z wideo dla wszystkich członków zespołu. Wykorzystaj schemat spotkań SCRUM, działający w zespołach programistycznych. Każdy niech opowie;
- Co zrobił wczoraj
- Co zrobi dzisiaj
- Jakie widzi przeszkody do osiągniecia celu, który przed nim został postawiony
Praca zdalna to wciąż praca.
Pilnuj czasu tych spotkań
Notuj wszystkie ustalenia z tych spotkań
- W pracy zdalnej obijasz się mniej niż w stacjonarnej
W pracy stacjonarnej pracujemy efektywnie tylko 2 godziny 53 minuty. Produktywność w pracy zdalnej wzrasta dwukrotnie.. Work life balance jest również ważny. To, ze jesteś cały czas w domu a nie w biurze nie znaczy, ze nie wolno Ci wziąć urlopu („bo przecież jesteś w domu”)
Na czym schodzi nam dzień pracy w pracy stacjonarnej?:
- Czytanie stron z wiadomościami – 1:05 godz.
- Facebook i inne społecznościówki – 44 minut
- Rozmowy z innymi współpracownikami o wszystkim i o niczym – 40 minut
- Poszukiwanie pracy – 26 minut
- Przerwy na papierosa – 23 minut
- Telefony do rodziny i przyjaciół – 18 minut
- Kawusia – 17 minut
- Siedzenie na messengerze lub smsowanie – 14 minut
- Przekąski – 8 minut
- Przygotowywanie jedzenia – 7 minut
Pracownicy zdalni pracują średnio o 3 tygodnie rocznie dłużej od pracowników stacjonarnych. 29% z nich ma zaburzone poczucie „work-life balance” i potrzebują 1 dnia wolnego aby się zresetować. Regularne przerwy w pracy (5 minut przerwy co 25 minut) zwiększają ich produktywność. Nie muszą dojeżdżać (oszczędzają w ten sposób prawie 350 godzin rocznie, dojazd w 1 stronę trwa 41 minut. Dziennie. Każdego dnia…). Więcej ćwiczą fizycznie (o ponad 25 minut tygodniowo) – no przecież maja czas i nie dojeżdżają ?. Spędzają na rozmowach niebiznesowych o połowę mniej czasu niż ci w biurze (tak – też to robią)
- Dupogodziny nie działają, ustal na nowo KPI
Dupogodziny w pracy zdalnej nie zdają egzaminu. Warto zamiast nich ustalić wskaźniki (KPI), dzięki którym będziemy wiedzieć, czy pracownik pracuje. Zarządzanie przez osmozę nie działa.
Prostsze wskaźniki łatwiej monitorować. Aby jednak zdefiniować KPI, należy opisać proces zdalny, tak aby wiedzieć, czy pracownika rozliczamy z robienia czy z rezultatu. Na przykład:
- Ustawienie 200 telefonów do wykonania przez telemarketera jako KPI nie oznacza, ze umówi choć 1 spotkanie, ale może trwać 8 godzin
- umówienie 1 spotkania (jako KPI) w przez telemarketera nie musi oznaczać pracy przez 8 godzin
- Zrób onboarding po raz drugi, tym razem dla pracy zdalnej
Trzeba na nowo ustalić procesy, także najprostsze – nawet takiej, jak podpisać listę obecności.
Zdefiniuj na nowo, jak przebiega komunikacja oraz jakich narzędzi używasz. Opisz dress code i kwestie związane z używaniem kamerki
Bądź człowiekiem, zastanów się, jakie warunki do pracy maja twoi pracownicy w domach.
Opisz to wszystko, udostępnij ludziom w wersji elektronicznej w formie wiki. Przeszkól ich z tych procesów. Zrób po prostu onboarding na nowo. Ustaw mentora, który będzie wspierał
- Opisz procesy na nowo
Proces zdalny często jest inny od procesu stacjonarnego zarówno w zakresie ludzi, zasobów jak i czasu trwania. Przykład listy obecności i podpisania umowy o pracę
Wysyłamy komplet dokumentów do pracownika. Możemy wysłać do niego, do potencjalnego pracownika, możemy wysłać komplet dokumentów w PDF, do wydruku. Ale
- czy Pracownik będzie miał drukarkę?
- Czy wypełni czytelnie, bo oczywiście te dokumenty może nam odesłać.
- Jeżeli odeśle, a załóżmy, że robi to w miarę sprawnie, to najpierw my wysyłamy a on nam odsyła w formie papierowej, to się nagle może pokazać, że zajmuje to kolejny tydzień czy dwa?
- jeżeli będą jakieś błędy, poprosimy o odesłanie dokumentów raz jeszcze. Tym razem będą to dokumenty być może poprawne
- warto się zastanowić nad tym, czy w procesie zdalnym nie wysyłać dokumentów przygotowanych elektronicznie, ale pustych i czy nie poświęcić kilku minut pracownikowi na to, aby te dokumenty wspólnie z nim wypełnić. Tak, żeby otrzymać komplet dokumentu wypełniony tak jak powinien być wypełniony – prawidłowo.
A jak podpisać umowę o pracę?
- czy będziemy pewni, że Jan Kowalski, którego zatrudniamy, podpisał się pod umową i odesłał nam do podpisu umowę o pracę podpisaną przez siebie?
- czy Państwowa Inspekcja Pracy mam tego nie zakwestionuje?
- czy nie warto rozważyć na przykład udział notariusza w podpisywaniu
A jak wygląda kwestia podpisania listy obecności?
- czy mamy wdrożone zaawansowane systemy informatyczne, które powodują, że człowiek siada do komputera (przyjmijmy, że ma komputer służbowy w domu, w pracy zdalnej) – wsiada do komputera, loguje się do systemu i ten fakt jest odnotowywany
- A co jeśli takiego systemu nie ma?
- Czy zwykły mail wystarczy?
- A co zrobić, albo do kogo takie maile wysyłać? A kto powinien zareagować? Musimy sobie odpowiedzieć na pytania:
- W momencie gdy pracownik, na przykład zaczyna pracę o 9:00 i nie wyśle tego maila do godziny 10:00, to kto powinien zareagować?
- Czy pracownik jest w pracy czy już na zwolnieniu lekarskim? A być może wziął niespodziewany urlop?
Innym przykładem jest to, kiedy pracownik tę pracę kończy:
- czy kończy po ośmiu godzinach i z defaultu to przyjmujemy i nikt nie wysyła żadnego maila z informacją “zakończyłem pracę na poniedziałek” i już jest koniec?
- A co z kwestią nadgodzin, które również przysługują pracownikowi, jeśli pracował w danym momencie 10 godzin na polecenie swojego przełożonego?
- Czy ten fakt również musi być odnotowany mailem czy nie?
- Używaj tylko tych narzedzi, które Cię nie zabijają
Nie musisz mieć wszystkorobiącego kombajnu. Czasami zwykły mail wystarczy. Wdrożenie narzędzia oznacza wyrobienie nowego nawyku, co trwa 66 dni. Więc używaj metody KISS (keep it simple, stupid).
Najpierw proste narzędzia, potem można wdrążać bardziej skomplikowane rozwiązania.
Jak czegoś nie ma na mailu, to nie istnieje.
- Ufaj i kontroluj
Nie mobbinguj 8-godzinną wideokonferencją, aby patrzeć na ludzi, jak pracują
Spotkania SCRUM poranne i rozmowy na wieczór w wersji 1 na 1 w zupełności wystarczą
- Wdróż pracę zdalną porządnie a nie jak zwykle
Opisz na nowo procesy
Zastanów się nad zasobami
Może być to zmiana cywilizacyjna!
