Piotrek Dobra Rada, odc. 62, checklista procesów zdalnych

Dzisiejszy, 62 odcinek Piotrka Dobrej Rady zawiera check listę tych procesów, które warto w pierwszej kolejności opracować od nowa, właśnie dla modelu zdalnego. Mówię między innymi o księgowości, kadrach, sprzedaży czy obiegu dokumentów. Pojawiają się osoby i narzędzia, które te procesy ułatwiają. Pojawiają się Elżbieta Jaszczuk i jej biuro księgowe Gotard, Szymon Senkowski ze swoją firmą Abastra, Maciej Woźniak z Agencją Whites czy też Paweł Wtorek ze swoim systemem EBI24.

#wykuwam #piotrekdobrarada #remoteonly #pracazdalna #checklista #gotard #ebi24 #pipedrive

Cześć. Nazywam się Piotrek Konopka i witam was w 62. już odcinku z cyklu Piotrek Dobra Rada mówi o pracy zdalnej. Dzisiaj będę chciał przejść przez podstawowe procesy, które działają prawdopodobnie u każdego w firmie, żebyście mieli listę tego, co powinniście sprawdzić, żeby Wasza firma działała sprawnie właśnie w modelu zdalnym.

Zacznijmy od rzeczy podstawowych czyli:

przede wszystkim zasoby techniczne. Warto, żeby wszyscy ludzie mieli przenośne komputery, albo żeby na przykład korzystali ze stacjonarnych w domu. Jak to można zrobić? Oczywiście możecie kupić swoim pracownikom laptopy. Możecie im dać stacjonarne komputery do domu. Wiem, że tutaj Maciek Woźniak z Agencji Whites tak postąpił, że dał ludziom do domów komputery ze swojego biura. Ewentualnie możecie z nimi podpisać umowy użyczenia komputerów prywatnych do celów służbowych.
Warto zadbać o to, żebyście wy, jako przedsiębiorcy, jako firma, mieli podpis elektroniczny. To oczywiście wam ułatwi podpisywanie dokumentów zdalnie. Natomiast nie ma też problemu z tym, żeby do pracy zdalnej zaangażować podpisy, skany, zdjęcia dokumentów podpisywanych analogowo, długopisem. Ewentualnie, na przykład przy podpisywaniu umów o pracę, nie skorzystać z pomocy notariusza, jeżeli podpis kwalifikowany jest zbyt drogi.
Oczywiście komunikacja – to jest też działanie podstawowe. Warto zadbać o to, żeby ludziom się wygodnie korzystało, nieważne czy z Asany, Slacka, Teamsa, Zooma czy z całej masy innych aplikacji, które gdzieś się przewijają. Ale ważne, żeby były te reguły ustawione.

Jeżeli chodzi o proces sprzedaży i zakupów, można się zastanawiać nad tym:

czy nie rozszerzyć swojego procesu sprzedażowego, właśnie o sprzedaż przez internet?
Można też zastanowić się nad tym, żeby zacząć angażować w dostawę firmy kurierskie. Bo dużo firm czasami żyje w takim przekonaniu, że przez całe życie, przez całe istnienie firmy działało coś w jeden sposób i nawet nie dostrzegają tego, że świat wokół niech się zmienia. Tak, że zastanówcie się nad tym, czy nie można skorzystać z zewnętrznej firmy kurierskiej.
Warto oczywiście przejść na elektroniczne gromadzenie informacji i dokumentów handlowych. Tutaj cała masa CRMów i workflowów – co jest komu przydatne, co jest komu potrzebne i co dla kogo jest wygodne. Ja między innymi korzystam z jednej strony z systemu CRM o nazwie Pipedrive, z drugiej strony mam wdrożony system o nazwie EBI24. I generalnie zachęcam do kontaktu z Pawłem Wtorkiem, który zajmuje się dystrybucją tego EBI24. Powiem wam – mistrzostwo świata. Jak się dobrze poukłada role, w ogóle nagle się okazuje, że całą firmę można prowadzić zdalnie.

Jeżeli chodzi o procesy księgowe, warto przede wszystkim wybrać takie biuro księgowe, które będzie umiało was obsłużyć, jeżeli będziecie chcieli pracować zdalnie.

Ja ze swojej strony mogę polecić na pewno Elę Jaszczuk i firmę Gotard, z którą pracujemy od długiego czasu i znamy się tyle lat. Jej biuro umie obsługiwać w całości dokumenty przekazywane zdalnie. Księguje to wszystko na bieżąco i nawet można się umówić z tym biurem tak, że będzie wprowadzało przelewy do banku zaraz po zaksięgowaniu danej faktury. Tak, ze to bardzo ułatwia pracę
I między innymi Gotard umie korzystać także z systemu EBI24 i stamtąd odbiera sobie bezpośrednio samodzielnie dokumenty
Tak, ze elektroniczny obieg dokumentów jest dosyć istotny
akceptacja faktur, które wystawiacie, też będzie zawarta w logice systemu EBI24.
No i ewidencja tych informacji, które gdzieś się przewijają – dodatkowych czyli komu tą fakturę wysłać – to też jest ważne i też można zawrzeć w takim workflow.
Pamiętajcie o tym, że powinniście ustalić z klientami, że będziecie dostarczać faktury w wersji elektronicznej. I dobrze by było, żeby rejestrować zgodę każdego klienta na taki sposób przesyłania dokumentów. Możecie to zrobić zarówno w zapisach umowy jaki przy nagraniach rozmów telefonicznych (gdzie klienci taką zgodę wyrażają). Tak, że to należy do waszej decyzji, ale warto to rozważyć i warto to mieć, oczywiście później dla celów dowodowych.

Gdy będziecie rozliczać podatki, JPKi, deklaracje, sprawozdania to też warto mieć księgowych, którzy umieją wszystko realizować w procesie zdalnym. Mam informacje od wielu, wielu swoich znajomych, którzy mówią, że niektórzy księgowi kompletnie nie akceptują tego, że świat się zmienił. I nadal żądają od nich papieru, dokumentu, dopiero wtedy zabierają się za proces księgowania. To, według mnie, jest w obecnym świecie kompletnie nieakceptowalne i można się zastanawiać, czy z taką firmą nadal warto współpracować.

Jeżeli chodzi o obsługę HR to:

dobrze mieć system, który pozwala Wam na płynne informowanie pracowników o tym, co się dzieje w firmie, jakie Wy potrzebujecie dokumenty.
Dobrze żeby pracownicy mieli miejsce, takie skrzynki podawcze, do których będą przekazywali te dokumenty, które od nich wypływają (na przykład wnioski urlopowe).
Są systemy, które sa dopasowywane do potrzeb klienta. Jest wiele systemów pudełkowych. Ja przez wiele lat korzystałem z narzędzia, które przygotował dla mnie Szymon Senkowski i jego firma Abastra. Szymon też umie takie rzeczy wam dopasować.
Tak, że elektroniczna skrzynka podawcza i elektroniczny obieg dokumentów
Zadbajcie też o to, żeby pracownicy byli informowani na bieżąco o tym, co się dzieje w firmie – czyli żeby były wewnętrzne newslettery, żeby było informowanie przez media społecznościowe, być może jakiś kalendarz wydarzeń firmowych i zespołowych.

Jeżeli chodzi o kwestie zatrudniania, to:

cały proces rekrutacyjny i cały zatrudnienia, dobierania dokumentów, kompletowania dokumentów w postaci teczki kadrowej, również może być zrealizowany zdalnie.
Tutaj jest możliwe zrezygnowanie z obecności osoby przy fizycznym podpisywaniu umowy o pracę, ale do tego należy zaangażować, na przykład, notariusza, żeby był wzór podpisu zachowany w teczce kadrowej
Pamiętajcie też o tym, żeby to wszystko miało ręce i nogi. Żeby było zgodne z przepisami. Żeby te wszystkie rzeczy, o których dzisiaj mówię, nie spowodowały że będziecie mieli więcej problemów niż korzyści.

Dzięki serdeczne. Do zobaczenia i usłyszenia jutro. Na razie

Link do odcinka na YouTube https://youtu.be/4qzx6sGt0Pg

Moja strona internetowa https://piotr-konopka.pl

Strona firmowa https://www.innothink.com.pl

Mój LinkedIn https://linkedin.com/in/konopka

Mój mail piotr.konopka@innothink.com.pl

Moje podcasty https://podfollow.com/piotrek-dobra-rada/view

Paweł Wtorek LinkedIn https://www.linkedin.com/in/pawe%C5%82wtorek/

Elżbieta Jaszczuk LinkedIn https://www.linkedin.com/in/elżbieta-jaszczuk-72309814a

Maciej Woźniak LinkedIn https://www.linkedin.com/in/wozniakmaciej/

Szymon Senkowski LinkedIn https://www.linkedin.com/in/szymon-senkowski-8b036865/

EBI24 http://www.ebi24.pl/