Piotrek Dobra Rada,odc. 140 – 6 reguł pracy z Zoomem

Dawno nie było o narzędziach. Dzisiaj Zoom i 6 reguł efektywnej wideokonferencji na Zoomie. 140 odcinek Piotrka Dobrej Rady jest o kontroli dźwięku, obrazu, udostępniania ekranu, bezpieczeństwie, gospodarzach wideokonferencji oraz o budowaniu relacji.

#wykuwam #piotrekdobrarada #remoteonly #pracazdalna #zoom

Cześć. Nazywam się Piotrek Konopka i witam Was w kolejnym, 140 już odcinku z cyklu Piotrek Dobra Rada mówi o pracy zdalnej. Dzisiaj powiem kilka słów na temat tego, jak sprawić żeby spotkania na Zoomie przebiegały wam sprawnie.

pierwsza reguła – to przede wszystkim za każde spotkanie na Zoomie ktoś powinien być odpowiedzialny. Jak to zrobić? Oczywiście są opcje host i co-host, czyli prowadzący i współprowadzący. Ta opcja jest dostępna w ustawieniach Zooma i ci, którzy prowadzą takie spotkanie, mają kilka praw:
1. mogą dopuszczać ludzi do głosu
2. mogą blokować głos wszystkim
3. mogą równocześnie wpuszczać ludzi z poczekalni
4. Ewentualnie mogą ludzi usuwać
5. bądź również te osoby mogą prezentować rzeczy na ekranach innych uczestników, jeżeli taka opcja jest włączona

czyli każde spotkanie powinno mieć swojego prowadzącego. A jeżeli to spotkanie ma więcej niż 100 uczestników, to takich prowadzących powinno być więcej. Tak, że pamiętajcie o tym, że możecie ustawić nie tylko siebie jako organizatora hostem, ale możecie w swoich współpracowników ustawić jako co-hostów. Jeżeli nie chcecie dzielić się hasłem do swojego konta to pamiętajcie, że ta opcja to jest tak zwany host code, czyli sześciocyfrowy PIN, którym możecie się podzielić. I wtedy dana osoba stanie się po prostu prowadzącym

punkt numer drugi to zdecydować jak bezpieczne to wasze spotkanie powinno być. Ja byłem na przykład na takim spotkaniu, gdzie nie widziałem swoich współuczestników tego spotkania. Widziałem tylko prowadzących. Nie mogłem nic prezentować. Nie mogłem włączyć swojego mikrofonu. i czułem się trochę jak na wykładzie, nie mogąc uczestniczyć w pełni w tej wideokonferencji. Właściwie nawet nie tyle wideokonferencji, bo widziałem prowadzących, natomiast nie widziałem nikogo i prawdopodobnie też nikt nie widział mnie.

Musicie się zastanowić właśnie, na jaki poziom bezpieczeństwa decydujecie się w trakcie uruchamiania czy konfigurowania tej wideokonferencji:

Zastanówcie się czy bezpieczna jest opcja dołączenia do spotkania przed hostem czyli “join before host”.
I zastanówcie się, czy warto uruchamiać poczekalnię, w której wszystkie osoby, które będą chciały się dołączyć będą oczekiwały, aż wy jako prowadzący zaprosicie ich do danego pokoju. To jest opcja, która pozwala dosyć sprawnie walczyć Zoombombingiem, czyli z takim niespodziewanym wpadnięciem na spotkanie przez osobę nieuprawnioną. No, ale to jest jedna z rzeczy nad którą musicie się zastanowić

punkt numer trzeci – to wy, jako hości, kontrolujcie dźwięk. Macie do dyspozycji dosyć atomową opcję pod tytułem “Mute All” czyli wycisz wszystkich. Wtedy nikogo nie słychać. Słychać tylko was. Wszyscy prowadzący, wszyscy hości i wszyscy co-hości mają taką opcję. Wtedy wyciszeniu ulegają wszyscy poza hostami i co-hostem, który tej opcji użył. Wtedy pozwala wam to uciszyć grupę. Ale musicie powiedzieć wtedy też ludziom, że jeżeli ktoś chce zacząć mówić, powinien odmutować się, bo bardzo śmiesznie wyglądają sytuacje, gdy ktoś zaczyna z zapałem dyskutować, ale nadal go nie słychać
punkt numer 4 – kontrolujecie obraz. To wy kontrolujecie obraz, a tak naprawdę każdy z nas kontroluje obraz, bo kontrolujemy oświetlenie i kontrolujemy tło. Jeżeli nie możecie sobie pozwolić na przyjęcie wideokonferencji w pomieszczeniu przystosowanym do pracy, a chcecie telekonferencje odbyć – na przykład w kuchni i tło kuchenne wam przeszkadza – możecie dostosować wirtualne tła. Warto jest rozważyć to, żeby wasza postać była oświetlana z przodu, bo jeżeli oświetlenie będzie padało z tyłu, czyli będziecie na przykład na tle okna rozpoczynać taką wideokonferencje, to będziecie wyglądali jak czarna plamka, trochę z filmów o programie ochrony świadków. Tak, że oświetlenie wy kontrolujecie i tło wy kontrolujecie
piątym elementem, który sprawia że spotkania na Zoomie są bezpieczniejsze i bardziej efektywne, to kontrola screen sharingu. Udostępnianie ekranu może być dostępne dla wszystkich, ale równie dobrze może być zaznaczona opcja, że to udostępnianie będzie wykonywał jedynie host. Tak, że albo wy prezentujecie wszystko albo każdy może prezentować to, co ma na twoim pulpicie. Tylko zwróćcie uwagę, że nie wszyscy są sprawni i biegli pod względem korzystania z komputera. I czasami może się zdarzyć, że ktoś udostępni swój ekran pomimo tego, że bardzo tego nie chce.
I 6 punkt – przede wszystkim – wiedzcie, kiedy możecie odpuścić. Zacznijcie, na przykład, spotkanie, które jest pierwszym spotkaniem danego dnia, od krótkiej 5-10 minutowej rozgrzewki. Rozmowy o wszystkim i o niczym, być może od uciszenia dzieci, które będą biegały w tle. Być może od uchwalenia się kotem albo psem, który który też gdzieś koło was waruje. Bo pamiętajcie, że pracując w odosobnieniu, pracując w modelu zdalnym, modelu rozproszonym, to poczucie odosobnienia jest dosyć mocne. I pozwólcie ludziom w trakcie takich spotkań, raz na jakiś czas – nie mówię że zawsze – ale pozwólcie ludziom nawiązywać więzi społeczne. To pozwoli im lepiej pracować i lepiej czuć się u siebie w domach

Dzięki serdeczne. Do zobaczenia i usłyszenia jutro. Na razie!

Mój mail piotr.konopka@innothink.com.pl

Mój LinkedIn https://linkedin.com/in/konopka

Link do odcinka na YouTube https://youtu.be/NDf1pMsWRMo

Link do podcastu https://pod.fo/e/a143a

SoundCloud