Live – Praca zdalna, jak z tym żyć? 28 kwietnia 2020 roku

Poniżej macie zapis lajwa, który Wojciech Plona (oznaczony w wywiadzie jako czarna kropeczka) zrealizował wspólnie ze mną (w wywiadzie jako biała kropeczka 🙂 ), we wtorek, 28 kwietnia 2020 roku.

Całość zapisu wideo jest na YouTube

• Cześć. Witam Was bardzo serdecznie. Nazywam się Wojciech Plona i prowadzę firmę konsultingową, która wspiera przedsiębiorców w zakresie strategii finansów i optymalizacji procesów. Dzisiaj mamy live. Może nieco codzienny, ale z uwagi na problemy z internetem po stronie Piotra. Nie jest Piotr z nami na wizji, natomiast jest Piotr z nami, jeśli chodzi o głos Prawda Piotrze?
  • Cześć, nazywam się Piotrek Konopka i razem ze swoją wspólniczką prowadzę firmę Innothink. Czy wszyscy mnie słyszą?
• Dajcie znać, jak w tej nowej rzeczywistości, z którą musieliśmy sobie poradzić, z którą dzięki fachowej opiece Piotrka Króla sobie poradziliśmy. Dajcie znać, jak nas słychać, jak mnie widać, jak nas słychać. Ponieważ jest to dla nas szczególnie ważne, bo sytuacja nas zaskoczyła, ale tutaj stawiliśmy czoła i chcemy wiedzieć, czy jesteście czy dobrze nas słyszycie. Przede wszystkim czy nas dobrze słyszycie.
  • No ja to nawet was nie widzę, także nawet nie wiem, co tam ludzie klikają.
• Ja będę na bieżąco, Okej, ja tutaj mam wyłączę tylko. Jesteśmy na żywo. Pierwsza osoba dołączyła, więc proszę o informację, czy nas dobrze widać, czy mnie dobrze widać czy mnie i Piotrka dobrze słychać.
  • Raz, dwa, raz, dwa trzy, pięć, sześć, siedem, osiem!
• Dokładnie to wygląda, jakbyś ćwiczenia jeszcze realizował tam. Właśnie jak nie wizji, to w sumie właśnie to tak jak były te popularne nagrania dla telewizji czy jak było widać do połowy i później ludzie w slipach nagrywali.
  • Tak, dokładnie – uroki pracy zdalnej
• Dokładnie. Dajcie znać czy nas dobrze widać, czy nas dobrze słychać. Czy mnie i Piotrka dobrze słychać, ponieważ że spotkaliśmy się z małymi problemami technicznymi, głównie związanymi z internetem odmówił posłuszeństwa u Piotrka. Więc „Wojtek wszystko okej, z ciekawości weszłam. Pozdrawiam” Okej. No dobra, to super. Czyli jak nas słychać, możemy to możemy zaczynać. jeszcze może zanim ja zacznę, to chciałem powiedzieć, że jutro o 18:00 jest Webinar ze mną „Jak okiełznać finanse”, gdzie to będzie wprowadzenie „Jak sobie radzić z finansami w firmie”. Jak układać te finanse i to zapoczątkuje całe cykl. Dlatego też już przechodzę bezpośrednio do rozmowy z Piotrkiem. My z Piotrkiem się znamy już ponad rok. Poznaliśmy się w ramach organizacji biznesowej. Jeszcze wtedy wiem, że bezpośrednio byliśmy w jednej branży, podobnymi rzeczami się zajmowaliśmy. Natomiast wiem, że dużo rzeczy ostatnio się zmieniło u Piotrka. Chciałbym, żebyś powiedział coś więcej, czym się zajmujesz? Skąd się wziąłeś w pracy zdalnej? jakie masz doświadczenie?
  • Od 2011 roku mam styczność z pracą zdolną. Głównie to na samym początku była praca zdalna osób z niepełnosprawnościami. W 2013 roku założyłem ze wspólnikiem firmę, która właśnie zajmowała się wyłącznie zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami w modelu zdalnym. To w momencie, gdy wychodziłem z tej firmy, robiłem exit – zatrudniałem bezpośrednio 500 pracowników na etatach. każdy z nich pracował zdalnie. Właściwie 99% z nich w ogóle nigdy w życiu nie widziałem na oczy. Przez ręce moje i mojej wspólniczki bo, teraz firmę pod nazwą Innothink prowadzę razem z Moniką Hołymczuk, przeszło prawdopodobnie jakieś 10.000 osób zatrudnionych zdalnie. Co to znaczy? Że zrekrutowaliśmy ich, podpisaliśmy z nimi w naszym bądź naszych klientów umowę o pracę. Nadzorowaliśmy ich pracę, czyli pilnowaliśmy, żeby przychodzili do pracy zdalnej o 9:00 i wychodzili po przepracowaniu całego dnia pracy. Żeby ta praca miała dobrą jakość, a nie żeby była słabej jakości. No i na samym końcu oczywiście też mieliśmy tych ludzi rozliczyć z tej pracy. I co mi nawet się zdarzyło, że zwolnić.
  • od 2013 roku właściwie nic innego nie robię, tylko zajmują się pracą zdalną. 13 marca rzeczywistość dogoniła moje oczekiwania. To znaczy nagle wszyscy poszli na pracę zdalną i to, co do tej pory wydawało się niemożliwe, czyli praca zdalna, kadry, księgowość, w Marketingu i sprzedaży – nagle się okazało, że jest możliwe dla wszystkich. A może nawet jak nie niemożliwe na początku to nagle ludzie musieli się do tego przyzwyczaić. Tak że mam poczucie, że to, co dla większości ludzi jest dzisiaj przykrym obowiązkiem i bardzo dużym ograniczeniem, to dla mnie i dla moich pracowników to jest rzecz codzienna, to jest rzecz standardowa. Różnica między całym rynkiem a mną jest taka, że ja miałem czas na to, żeby się nauczyć tej pracy zdalnej. Ja miałem komfort tego, żebym popełnić błędy i doprowadzić do doskonałości procesy i procedury związane z pracą zdalną.
  • Natomiast dzisiaj ludzie po prostu nagle dostali laptopy albo i nie, dostali informację „od jutra pracujesz w domu” i nagle się okazało, że mało ludzi potrafi efektywnie pracować z domu. To krótka historia mnie i mojego kontaktu z pracą zdalną.
• Jest niesamowite, jak niektóre biznesy mają wpisane w model biznesowy pracę zdalną. Tak, jak mówisz, Ty miałeś 7 lat na to, żeby to dopracować. Niektóre firmy mają, miały tydzień, dwa tygodnie, niektóre jeszcze sobie z tym radzą, niektóre musiały doszlifować swoje procesy. To jest w ogóle – bo mówi jako ekspert, jako człowiek (który można powiedzieć w DNA firmy ma pracę zdalną) czym tak naprawdę dla ciebie jest praca zdalna?
  • Dla mnie praca zdalna… Nie, może nie tak. Należy w ogóle rozróżnić pracę zdalną i pracę mobilną. Bo siedzenie w kawiarni, gdzie idziesz na spotkanie, z potencjalnym klientem. Popracujesz trochę na komputerze i pójdziesz na to spotkanie i wrócisz później do jakiegoś biurka, to według mnie to jest praca mobilna. Czyli pracujesz dzisiaj tutaj, jutro w innym miejscu a pojutrze jeszcze w innym.
  • Natomiast praca zdalna dla mnie, to jest coś, co jest w polskim prawie nazwane jest jako telepraca. Czyli to jest praca, w której ty, jako pracownik, wskazujesz miejsce pracy, gdzie będziesz tą pracę wykonywał. Ja mieszkam w miejscowości małej pod Warszawą. To jeżeli ja, w umowie o pracę, wskażę ten konkretny budynek, ten konkretny lokal, jako swoje miejsce pracy, to ja tutaj muszę pracować, bo to jest moje miejsce pracy. To jest dla mnie praca zdalna. Praca zdalna zgodnie z polskim prawem, na dodatek, nie dopuszcza tego, że ja przyjdę do biura, bo ja pracuję z tego miejsca (które podałem) ja pracuję od siebie z domu. To jest dla mnie praca zdalna. Wszystkie rezultaty pracy dostarczam drogą elektroniczną. Czasami, jeżeli wymaga tego szczególna forma, na przykład podpisania jakiegoś dokumentu, to być może ten dokument wyślę pocztą lub kurierem. Natomiast praca zdalna wymaga tego, że ja będę dostarczał wyniki pracy drogą elektroniczną i to jest dla mnie praca zdalna tym miejscu, które wskazałem w umowie i bez właściwie możliwości przyjechania do biura. To jest dla mnie praca zdalna.
• No okej. Dajcie znać, czy podobnie postrzegacie pracę zdalną? Czy macie podobne doświadczenia co Piotrek? Może i macie inne zdanie? Chętnie chcielibyśmy, żebyście się podzielili? Może wyniknie z tego jakaś dyskusja. No okej. 7 lat, tysiące pracowników pod sobą, udoskonalone procesy procedury, to podziel się z nami informacjami, co firmy robią źle w pracy zdalnej.
  • W ogóle uważają że praca zdalna jest pracą pozorowaną. To jest największy, może nie tyle problem, co największe wyzwanie, żeby zmienić percepcję i postrzeganie ludzi, że praca zdalna jest nadal pracą. Bo to się wiąże trochę też z zaufaniem. Ja muszę wierzyć w to, że mój pracownik, który siedzi w domu – on tam nadal pracuje. Żeby on pracował efektywnie, ja muszę wiedzieć, co mam mu dać do tej pracy. Praca zdalna nie jest związana z tak zwanymi dupogodzinami. Jest pracą, którą muszę umieć rozliczyć. Jeżeli muszę ją umieć rozliczyć, to muszę umieć zakomunikować – na przykład, nie wiem, telemarketer powinien wykonać 200 połączeń dzienne a na przykład copywriter prowadzący (niech będzie) jakiś profil na Linkedinie czy piszący na facebooku dziennie musi napisać trzy nowe teksty reklamowe.
  • Firmy czasami nie są w ogóle gotowe do tego, żeby powiedzieć pracownikowi, czego od niego dokładnie  oczekują i jak to jest mierzone. Bo trochę tego nie wiedzą. Bo nigdy tego nie zrobiły. Bo nigdy nie było na to czasu, bo zawsze bieżączka była ważniejsza. Bo zawsze trzeba było robić coś, ewentualnie tą pracę jakoś wymyślać na bieżąco. Ta praca nie była sproceduralizowana, ta praca nie była sprocesowana.
  • I teraz, jeżeli pracownik pracuje z domu i my musimy mu dokładnie powiedzieć, czego jest lub będzie rozliczany. Jaką pracę powinien wykonać. I się nagle okazuje, że przed menedżerem stają takie wyzwania, których on nigdy do tej pory nie miał.
  • Musisz się z tym pracownikiem umówić rano na spotkanie, na jakąś odprawę. I sprawdzić (nie wiem) nawet w jakimś stand-up SCRUMowum, to co zrobił wczoraj, co zrobi dzisiaj i jakie widzi problemy. Musi się umówić z nim, na przykład, na popołudnie, na kolejną rozmowę na wykorzystanie na przykład techniki jednominutowego menedżera.
  • Nagle się okazuje, że trzeba tymi ludźmi zarządzać na bieżąco. A on do tej pory nigdy czegoś takiego nie robił. I musi zmienić przyzwyczajenia, czyli z jednej strony musimy zmienić postrzeganie pracy zdalnej jako pracy pozorowanej, z drugiej strony menedżerowie i pracownicy muszą się nauczyć trochę innego sposobu pracy. Jeżeli ta praca zdalna powinna zostać z nim z nami na dłużej.
• To rozumiem. Ja to tak, jak myślę, w kategoriach pracy zdalnej, to ja myślę, że praca zdalna jest taką wyższą formą jeśli chodzi o efektywność. Bo jak pracujemy w biurze i jesteśmy rozliczani z godzin, to nie ważne ile godzin pracujemy. No to po prostu czy będzie efekt czy nie. Natomiast tak jak ja myślę o takiej pracy zdalnej, to to jest taki kierunek (właśnie to, co powiedziałeś) że dupogodziny są w biurze. A często jest tak, że ludzie po prostu zyskują świadomość, że muszą zacząć być rozliczani z efektów. Bo ciężko jest powiedzieć, ciężko jest zweryfikować faktycznie, że jeśli nie ma się odpowiedniego oprogramowania, czy ten pracownik siedział czy nie. To dochodzi już do takich trudnych sytuacji. No bo to byśmy musieli sprawdzać po kamerze, byśmy musieli dzwonić, byśmy musieli – nie wiem gdzie. Dużo takich rzeczy które, myślę, że mogłyby odciągać na nas od tego core’u, tej pracy co jest. Natomiast to jest właśnie praca zdalna, to jest takie przejście w kierunku efektywności, nastawienie na cel i na efekty działania a nie na ilość godzin które mu poświęcimy. Dzięki też czemu ja to zauważyłam u swoich pracowników, to dzieje się tak, że oni zaczynają kombinować, jak coś zrobić szybciej. Jak dostosować. Chyba też w jednym ze swoich odcinków mówiłeś, albo to jak rozmawialiśmy jeszcze przed nagraniem, to mówimy, że po prostu daje to większą elastyczność swobody i możliwość w podejmowaniu decyzji ludziom. Że oni mogą pracować w ciągu dnia, zrobić sobie przerwę, wyjść na spacer, poświęcić czas dzieciom i wrócić na przykład do części zadań wieczorem, jeżeli mają na to czas i mogą w sposób świadomy organizować swój czas, swój dzień i dostosowywać to do swojej struktury dnia nie zaburzając tym samym efektywności pracy
  • Tak, tylko musisz mieć na uwadze dwie rzeczy. Pierwsza to taka, że kodeks pracy ma swoje ograniczenia w jedną i w drugą stronę i pracownik ma pracować 8 godzin lub mniej (bo ma pozostawać do dyspozycji pracodawcy przez 8 godzin). Jeżeli pracuje dłużej, należą się nadgodziny. Tak że musisz, jako pracodawca zdalny, musisz umieć monitorować to, czy pracownicy nie pracują w nadgodzinach. Bo to albo będzie się płacił wtedy więcej albo będą mogli sobie odebrać nadgodziny jako urlop. Czyli musisz mieć narzędzia pozwalające na to, żeby monitorować czas pracy. Czyli masz zrobić coś, ale nie dłużej niż 8 godzin. To jest rzecz numer 1.
  • Rzecz numer 2 jest taka, że rzeczywiście pracownicy mogą sobie zacząć dzielić czas pracy. Tylko że to też zaczyna wymuszać komunikację w zespole. Bo załóżmy, my we dwóch będziemy pracować w jednej firmie. I ja będę chciał przeznaczyć na swoje prywatne rzeczy czas od 12:00 do 15:00. Ja muszę to zaraportować do całej firmy, czyli do ciebie. Żebyś ty wiedział, że od 12:00 do 15:00 to mnie nie ma. Że ja jestem od 8:00 do 12:00 a później od 15:00 do 19:00 i ty musisz to wiedzieć. I dokładnie tak samo w druga stronę, ja powinienem wiedzieć kiedy ty pracujesz. A cała firma, być może jakiś właściciel firmy, w której pracujemy, powinna być świadoma tego, czy nasze czasy pracy pozwolą na to, żeby osiągnąć ten cel biznesowy, który przyświeca firmie. Bo to, że jak to bym siedzieć od 12:00 do 15:00 na leżaku w ogrodzie wcale niekoniecznie może być zgodne z tym, czego oczekuje pracodawca. Bo być może od 12:00 do 15:00 jest największe natężenie ruchu w biznesie.
• Myślę że część organizacji rozwiązało to uzupełnianiem kalendarzy czy innym. Ale faktycznie znam przypadki, że ludzie się po prostu mijali w pracy. Właśnie dlatego że tak pracowali zdalnie, żeby na siebie nie wpadać.
  • Ale to teraz zauważ, dodajemy komplikator. Dodajmy na przykład opcję, że ty masz rodzinę z którą mieszkasz, żyjesz i pracujesz zdalnie. Ja mam rodzinę, z którą mieszkam, żyje i pracuję zdalnie. I wtedy nasze czasy wolne w tej pracy muszą być też zakomunikowane do naszej rodziny, bo być może chcemy ten czas między 12:00 a 15:00, być może ktoś chce spędzić ten czas z żoną i z dziećmi. No to wtedy, jak żona nie pracuje od 12:00 do 15:00, to ona też musi powiedzieć swojemu przełożonemu, że od tej 12:00 do 15:00 jest niedostępna.
  • W tym momencie jesteśmy jeszcze w sytuacji kryzysowej, gaszenia pożaru, takiej awaryjnej pracy zdalnej, która jest zdefiniowana tak naprawdę przez ustawy okołokoronawirusowe. Natomiast docelowo to musi ulec zmianie. Tak że, to ten kryzys my go przewalczymy, ale musimy się nauczyć korzystać z tej pracy zdalnej, wykonywać tą pracę zdalną.
• Jasne Piotrek. To jest pytanie właśnie od Piotra Króla. „Na czym polega różnica w podejściu menadżera do zespołu właśnie w pracy zdalnej”? Czyli podejście, różnica w podejściu menadżera do zespołu w pracy zdalnej.
  • Musisz ludziom przede wszystkim ufać. To jest takie niby trywialne powiedzenie: „Musisz ufać pracownikom”. Być może dalej idąc, tropem towarzysza Dzierżyńskiego, gdzie ludziom należy ufać, ale też należy i kontrolować. Ale pracownikom musisz wierzyć, znaczy ty musisz wierzyć że oni wykonują to zadanie. Ale z drugiej strony najczęściej bardzo wielu menedżerów mówi” „Ale ja swoim pracownikom nie ufam, dlatego ich kontroluję”. No, ale jeżeli ktoś miał nie ufa swoim pracownikom, to po co ich zatrudniał. To to jest jedna rzecz. Czyli gdzieś ta praca zdalna i kultura pracy zdalnej wymusza większe zaufanie.
  • Z drugiej strony pracownik musi wyrwać się z takiego schematu, że będę siedział tyle czasu co szef w firmie, plus jedną minutę. Wyjdę minutę po nim. To jest bez sensu. No musimy się nauczyć pracować efektywnie, a niekoniecznie będę te 8 godzin, bo jeszcze niech zrobię coś w 3 godziny. Chwała mi za to i być może te 5 godzin będę siedział i czekał na polecenie od szefa. I czy może mi dać coś innego do pracy? Ale nadal płaci mi za 8 godzin. No i zaczynamy się zderzać z tym, jakie są wymagania Kodeksu pracy związane z tym, co można a czego nie można względem pracownika i pracodawcy.
  • Tak że przede wszystkim menedżer musi ufać swoim ludziom, ale musi też umieć ich rozliczyć z pracy. i jeszcze jedna rzecz wspólna dla jednej i drugiej strony: musimy po prostu ze sobą rozmawiać. Bo nie ma czegoś takiego, jak zarządzanie przez osmozę w pracy zdalnej albo przez nakładanie rąk, przez podejście do pracownika na openspejsie i zapytanie się: „To co Ty tam teraz robisz”?
  • W pracy zdalnej tego nie ma. Ja się muszę umówić ze swoim przełożonym albo ze swoim pracownikiem na konkretną godzinę. Musimy się umówić z całym zespołem na konkretną godzinę. Praca zdalna wymaga planowania i komunikacji. Czyli ta kultura pracy zdalnej wymaga odpowiedniego nastawienia. Ja uważam, że praca zdalna to jest kultura, żeby było zaufanie i mindset ludzi i całej organizacji, że to się da zrobić. A reszta to już są tylko jakieś drobne narzędzia.
• Jak dobrze rozumiem twoje słowa i tak jak ja myślę o tym, to można powiedzieć, że taka praca zdalna wielu menedżerów powinna nauczyć, wyszkolić lepsze kompetencje w zarządzaniu zespołem. Bo to, co mówisz, często ludzie się ze sobą nie spotykali, mniej się komunikowali, mniej rozmawiali, mniej się znali. I takie kompetencje typowo liderskie, właśnie komunikacyjne, one zostaną wyszkolone. Ja widzę też nawet po sobie, gdzie u nas pewne spotkania były w cyklu tygodniowym. Teraz są w dziennym o widzę jak to mocno zadziałało, że praktycznie widząc się codziennie, może z jednej strony praca zdecydowanie lepiej idzie. Z drugiej strony komunikacja między nami lepiej idzie. Lepiej się rozumiemy niż faktycznie może nie tyle co w biurze bo jednak jestem fanem biura (praca zdalna jest okej). Natomiast pewne procesy jeszcze w biurze uważam że są inne, takie typowo ludzkie. A powiedz mi jeszcze jedną rzecz, bo mówiłeś o tym, że manager powinien realizować te spotkania. A co jeśli teraz ma (Nie wiem) 5 lub 8 pracowników (pięciu podobno jest optymalnie) to co jeśli ma 5 pracowników po sobą i z pięcioma musi się spotkać. No to jeżeli to jest 15 minut, to mamy półtorej godziny na początku dnia, później półtorej godziny na koniec dnia. To jak ma znajdować czas? Jak mam sobie poradzić z natłokiem obowiązków tu i teraz?
  • Ale co jest obowiązkiem menedżera? Obowiązkiem menedżera jest zarządzać ludźmi. Nie powinien nic innego robić, tylko tych ludzi motywować, coachować, nadzorować, wspomagać, wspierać i zarządzać tym zespołem, żeby to po prostu śmigało. Jakby nie rozumiem pytania? On powinien 8 godzin z nimi rozmawiać. Oczywiście nie możemy zawracać głowy. Dlatego to do tego są odpowiednie techniki. Być może poranny stand-up? Programiści bardzo często korzystają z metod SCRUMowych / Agile’owych, gdzie mają codzienne spotkania Daily, standupy, jak zwał tak zwał. I te spotkania przebiegają tak, ze każda z osób ma do powiedzenia trzy rzeczy do powiedzenia: co robiła wczoraj, żeby osiągnąć cel zakładany czy zdefiniowany przez firmę. Co zrobi dzisiaj, żeby osiągnąć ten cel? Jakie widzi zagrożenia związane z realizacją tego celu? Na te trzy części wystarczą w zupełności 3 minuty. Pięcioosobowy zespół, szósty jest menadżer. Menadżer też powinien brać udział w takim stand-up i opowiadać o tym, co on zrobił, czego nie zrobił. Poranne spotkanie 18 minut i popołudniowe spotkanie ale już nie grupowe a jeden na jeden. To przepraszam bardzo – to mamy 36 minut. W ogóle nie mówię o 15-minutowych spotkaniach twarzą w twarz. Odeszło do lamusa
• Okej a ile znasz takich faktycznych przykładów?
  • Firmy informatyczne
• Polska gospodarka nie stoi firmami informatycznymi
  • Ale dlaczego nie mamy skorzystać z najszybciej rosnącej branży na świecie i z tego że oni jednak ten sposób pracują?
• Okej, tylko że oni, podobnie tak jak ty, są od wielu lat nauczeni pracy zdalnej i faktycznie potrafią to robić. Ale my mówimy na przykład o takich przedsiębiorstwach energetycznych, o takich przedsiębiorstwach (nie wiem) budowlanych, które nagle nigdy tego wcześniej nie robiły i teraz mają zacząć. Jaka jest droga takich ludzi, bo wiesz co, w firmach informatycznych które wykorzystują SCRUMa to jest codzienna praktyka i dla nich to jest chleb powszedni. Nie mają z tym problemów. Raczej bym patrzył na przykład, jak duże korporacje Jeżeli tego nie wie że ktoś tego faktycznie nie wykorzystuje czy to faktycznie będą 3 minuty i to w ogóle
  • Zachęcam do tego żeby pójść się przeszkolić gdziekolwiek. Jeżeli ktoś ma pytanie, to takie szkolenia chętnie prowadzę. Więc mamy już wdrożenia w dużych firmach związanych z wdrażaniem pracy zdalnej. Zresztą wszyscy nasi klienci, przez ostatnie kilka lat, też korzystali z pracy zdalnej jako usługi. A teraz muszą zacząć korzystać z tej pracy zdalnej jako z jednego z narzędzi pracy.
  • Natomiast firmy – po prostu ludzie, muszą się tego nauczyć. Bo nawet najprostsza rzecz, jaką jest podpisanie listy obecności, musi być wymyślona na nowo. Ja posługuję się przykładem listy obecności, jako takim najbardziej namacalną różnicą między byciem w firmie w biurze a bycie w firmie w domu.
  • Normalnie, jak ktoś przychodził do pracy to albo odbijał się badgem na jakimś czytniku i podpisywał w ten sposób listę obecności. Albo podpisywał na recepcji tego samego dnia albo później, po całym miesiącu pracy kadry przychodziły i mówiły: „Weź się tutaj podpisz, bo przez cały miesiąc się nie podpisywałeś.
  • No i tam się pojawiały właśnie zwolnienia. Wszyscy wiedzieli, jak to działa. Bo to było domyślne. Można było zobaczyć, jak kolega z pracy się podpisuje. To ja, jako nowy pracownik, mogłem w ten sam sposób zacząć się podpisywać dzięki obserwacji uczestniczącej. No i nikt mi nawet może nie powiedział, jak wygląda proces podpisywania listy obecności. Natomiast jeżeli mówimy  – załóżmy dzisiaj zatrudniamy nowego pracownika we dwóch. No to my musimy mu wyjaśnić, jak podpisuje się listę obecności u nas w pracy . No musimy mu powiedzieć, że codziennie rano na przykład wysyła maila o 8:00. Bo być może o 8:00 zaczyna tą pracę. do kogo wysyła tego maila? Musimy opisać proces związany z tym, co się stanie, jeżeli do 9:00 pracownik tego nie wyśle. Bo zapomniał. Bo zachorował. Bo porzucił pracę. Kto reaguje o 9:00, jeżeli zapomniał wysłać maila? zaczął pracę o 8:00 a wysłał o 10:00 na przykład komuś udało się do niego dodzwonić. To pytanie: czy można spóźnić i żeby mu czas liczyć od 10:00 czy liczymy od 8:00?
  • Mam pytanie – Czy można się spóźnić do pracy zdalnej? to trzeba ten proces narysować od nowa. I teraz nawet, jeżeli mamy pracowników starszych stażem, a nie takiego człowieka, którego dzisiaj wzięliśmy do będą pracy. No to jak narysujemy na nowo proces związany z listą obecności, to my musimy zrobić onboarding (czyli szkolenie wdrażające pracownika do pracy). Musimy im zrobić nowy ponowny onboarding i teraz trzeba te procesy narysować, zidentyfikować zasoby, ludzi. Czy mamy jak to wykonać? Przecież musimy tych ludzi nauczyć i być może tutaj narzędzia e-learningowe muszą się pojawić? Być może są potrzebni mentorzy, którzy będą wszystkich pracowników prowadzili za rękę i wyjaśniali, co jest do zrobienia
  • A wspomniałeś, że mamy wspólne doświadczenie z organizacji networkingowej. Tam byli mentorzy, którzy opowiadali najprostsze rzeczy. Że masz przyjść punktualnie o 7:00 na spotkanie ubrany biznesowo, jak do najlepszego klienta. Bo ludziom to trzeba opowiedzieć. Bo ludziom to trzeba pokazać. Nie można dać manuala do ręki, który będzie miał 1000 stron i powiedzieć: „Przeczytaj”. To tak nie działa zdalnie, gdzie ta komunikacja Jest pozbawiona niektórych bodźców. Nagle się okazuje, że przekazanie tej informacji, jak podpisać listę obecności dla starszych stażem pracowników, jest dużym wyzwaniem dla kadry, która nigdy w ten sposób nie pracowała. Tak że takie szkolenia istnieją.
  • Tak że warto się przeszkolić. Natomiast trzeba się zastanowić, jeżeli jest się firmą z wieloletnią tradycją. Czego nam brakuje? Być może brakuje nam Lidera. Może brakuje nam odwagi w powiedzeniu: „No to praca zdalna rzeczywiście jest taką samą pracą jak praca stacjonarna. No i musimy się do niej przyzwyczaić. 2/3 Polaków albo nie chce wrócić do pracy w biurach albo chce mieć model mieszany. Są takie badania, które ostatnio w zeszłym tygodniu zrobiliśmy z firmą SW Research. Gdzie wyszło, że właśnie dwie trzecie Polaków albo chce zostać w domach na stałe pracując i nie chce wrócić w ogóle do biura albo chce mieć jakiś model mieszany tej pracy zdalnej.
  • No i teraz to wszystko trzeba umieć obsłużyć od strony procesowej  w firmie. Tak że szkolenie, mindset, poukładanie tego na nowo, zaangażowanie wszystkich ludzi. A to co najważniejsze, to w ogóle to zacząć od siebie. Każdy prezes powinien powiedzieć: Tak, będę pracował zdalnie i tak, zrobimy wszystko, żebym nawet ja wiedział, jak podpisać listę obecności zdalnie w pracy. Zmianę trzeba zacząć od siebie.
• Zgadzam się z 100%. To co powiedziałeś, że stare procesy trzeba przeorganizować na nowo. trzeba narysować te procesy i zobaczyć jak technologia jak praca zdalna powinna się odbywać w oparciu, jak technologia powinna wspierać te procesy. Bo bez tego tak naprawdę praca zdalna nigdy nie będzie pracą zdalną, jeżeli te procesy codzienne nie zostaną przeniesione do właśnie do świata wirtualnego.
  • Tak, dokładnie. Ale tych narzędzi bym nie demonizował. Bo jeżeli oczywiście w świecie idealnym fantastycznie można by było mieć olbrzymi kombajn workflowo-kadrowy gdzie odhaczamy, że jesteśmy obecni, obsłużymy wniosek urlopowy, obsłużymy wszystkie zdarzenia związane z nieobecnościami, będziemy wiedzieli, ile mamy urlopu i będziemy umieli zaraportować rezultaty naszej pracy. I na dodatek jeszcze będziemy umieli to obsłużyć. I ktoś na końcu będzie umiał odczytać dane, które my do tego systemu wprowadzimy. Tylko, żeby taki system powstał, to bardzo dużo czasu i wody w Wiśle musi upłynąć, żeby ludzie się nauczyli z takiego systemu korzystać. To jest kolejny kwant czasu, bardzo długi. Ja zachęcam swoich klientów i firmy, z którymi rozmawiam, do tego, żeby korzystać z najprostszych narzędzi, które firm nie pozabijają i ludzi nie pozabijają. No bo, jeżeli możemy obsłużyć (przynajmniej na samym początku) tą  właśnie listę obecności wysłaniem maila na skrzynkę startpracy@plonaconsulting.pl i ktoś tę skrzynkę będzie przeglądał i będzie od razu zaznaczał: jest w pracy / nie ma / spóźnienie. To zacznijmy od tego.
  • Ludzie się nauczą w ogóle, że mają coś zaraportować. Bo te wszystkie procesy narysowane na nowo wymagają zmiany zachowań, zmiany przyzwyczajeń, zbudowania nowego nawyku. Nowy nawyk buduje się co najmniej 66 dni zgodnie z jakimiś najnowszymi badaniami. 66 dni – to ja muszę 66 razy codziennie wysłać maila, że jestem w pracy i wtedy być może się nauczę, że tak wygląda podpisanie listy obecności w modelu zdalnym. Takich czynności może być dużo więcej, no bo przecież wyjście z pracy, przyjście do pracy zgłoszenie wniosku urlopowego, spotkanie SCRUMowe poranne, spotkanie z jednominutowy menedżerm pod koniec dnia i tak dalej i tak dalej. A każda czynność jest zbudowana, jest uzupełniona o konieczność zbudowania nowego nawyku. A to wymaga czasu.
• Okej. Jak już mówimy o procesach, to jakie procesy można realizować online, które dotychczas wydawało się że muszą być realizowane offline? Czy niektóre procesy z offline możemy przenieść online, chociaż na pierwszy rzut oka wydaje nam się, że tak naprawdę jest to niemożliwe
  • Rekrutacja była robiona zdalnie i teraz to w miarę sprawnie działa
  • Pierwszym problemem była koncepcja w ogóle podpisania umowy o pracę. To jest trudne! To jest niemożliwe! Bo jak to można podpisać umowę o pracę z kimś, kogo się nigdy w życiu na oczy nie widziało. I działy kadr, działy personalne miały duże problemy z tym, żeby w ten sposób pracować. Natomiast to jest do zrobienia, bo są z jednej strony i podpisy kwalifikowane, z drugiej strony można wykorzystać notarialne poświadczenia podpisu, tak żeby mieć dokumenty w teczce kadrowej i później tylko porównywać, czy podpis pod umową o pracę jest Janka Kowalskiego, który podpisał się u notariusza i jest tym samym, z którym zawieramy umowę. Tak że na pewno budowanie teczki kadrowej to jest jeden z procesów, który można robić zdalnie, którego nie trzeba robić stacjonarnie.
  • Rozliczenia księgowości. Do tej pory był czy jest kult papierka, jest kult faktury w papierowej postaci, wpiętej w segregator postawiony na półce, ładnie opisany. Przychody zielone, koszty czerwone. Natomiast od tego właściwie można odejść, bo już biura księgowe się uczą tego, że można pracować zdalnie i niektóre, które są bardziej zwinne i przystosowują się szybciej do zmian, liczą na to, że klienci zaczął odchodzić od firm, które nie umieją się przestawić na pracę zdalną, które nadal wymagają dokumentu papierowego. Także zmiana na rynku usług księgowych też będzie Myślę widoczna
  • pełna administracja może być robiona zdalnie. Nie potrzebujemy wszystkich rzeczy związanych z drukiem, papierem. To wszystko można zrobić w wersji elektronicznej. Oczywiście do tego trzeba narysować na nowo proces skąd się pojawia skan, w którym miejscu w ogóle wpada do systemu. natomiast to właściwie też można przełożyć na pracę zdalną.
  • Prawnicy do niedawna myśleli, że nie da się pracować zdalnie. można pracować zdalnie ?.
  • To są takie rzeczy które mi się wydaje że one są najważniejsze czyli kadry / księgowość / łamane z administracją i departamenty prawne.
• Ja mogę dodać, że jeżeli chcecie, dajcie znać, to przygotujemy dla was lajwa, jak w prosty sposób, w jakim narzędziu narysować proces. Przejdziemy sobie przez prosty proces, czy to właśnie to, o czym Piotrek, czyli (nie wiem) rekrutacji czy podpisanie umowy czy innych dróg. To możemy przejść na jednym z lajwów. Jeśli chcecie, to dajcie znać – tak , chcę chcę żebyście narysowali proces albo żebyście pokazali Jak w prosty sposób budować procesy. Jak rysować te procesy, które ułatwiają później przejście do pracy zdalnej. Okej, twoja bogate doświadczenie. Chciałbym jeszcze wykorzystać w taki sposób. Czy masz może jakieś triki jakieś tajemne, zasady tajemne, sztuczki, które dotyczą pracy zdalnej i podnoszą jej efektywność?
  • Dla mnie taką sztuczką jest codzienne założenie krawata. Bo ja przychodzę do pracy zakładając krawat i wtedy włącza mi się tryb praca MODE ON a w momencie, gdy jak zdejmuję krawat, to z tej pracy wychodzę. to jest takie mentalne przyjście / wyjście do pracy, pomimo tego że pracuję w domu a to jest rzecz numer 1
  • Rzeczą numer 2 jest taka że pracuję w innym miejscu fizycznym w domu niż spędzam czas wolny. Bo to też jest potrzebne. To mentalne wyjście do pracy, nawet niech będzie symboliczne na drugi koniec łóżka. Przykład ludzi którzy mieszkają w akademiku, tak młodzi studenci, którzy, czy młode osoby właśnie w okolicach studiów, które mają wspólnie wynajmowane pokoje, mieszkania – to niech będzie chociaż przeniesienie się na drugi koniec łóżka, żeby to nasze miejsce pracy i wypoczynku nie było tym samym miejscem. Żebyśmy mieli ten komfort psychiczny, wyjścia do pracy i powrotu z niej.
  • Musimy zacząć bardzo planować rzeczy związane z przerwami, Bo to też nam pozwoli ten taki komfort psychiczny zachować. Jest tak zwana technika pomidora, gdzie czas pracy dzielisz na bardzo małe itemy. 25 minut pracy i 5 minut przerwy. W te 5 minut można zrobić cokolwiek. ostatnio Słyszałem że koleżanka pracująca u kolegi w firmie do 5 minut na przykład spędza na tym na plankowaniu.  Ćwiczenia takich mięśni wewnętrznych w ciele. 5 minut leży w pozycji planka
  • Uważam, że te tipy, tricki związane z pracą zdalną najczęściej są związane z komfortem psychicznym. Bo my jednak domach żyjemy i pracujemy i bez sensu by było, żeby nam ulubiony fotel, w którym do dzisiaj spędzaliśmy czas wolny, żebyśmy zaczęli go nienawidzić, bo nie dość że będziemy spędzać z nim czas wolny, to nagle będziemy w pracy i on po miesiącu przestanie być tak atrakcyjny. Tak że: planowanie, drobne przerwy, mentalne wyjście i przejście z pracy
• Mam wręcz te same doświadczenia, ponieważ ja przez długi czas zanim jeszcze wprowadziliśmy się do biura, pracowałem niezależnie, zdalnie. Później był czas, kiedy faktycznie przenieśliśmy się do biura. Siedzieliśmy w biurze. A teraz właśnie z racji koronawirusa przez miesiąc siedzieliśmy w domu akurat z Natalią i pracowaliśmy z domu. I faktycznie na początku brak zachowania tych nawyków, tych zasad pracy w domu spowodował, że po prostu praca stała się wysoce nieefektywna. Dopiero powrót do tych nawyków, do tych zasad spowodował, że faktycznie ta praca zaczęła być realizowana. No, ale później też wróciliśmy do biura bezpośrednio, żeby zachować też pewne prawidłowości życia w ciągu dnia. Ja uważam, że to to o czym mówisz, sprawdziłem na sobie i im więcej zasad pracy w domu, to jest nawet wskazane. Ja do dzisiaj pamiętam takie sytuacje, jak jeszcze Natalia ze mną nie pracowała a ja pracowałem w domu. To po przyjściu z pracy zaczęła mówić: Przecież nie jest sprzątnięte. No nie, bo ja nie zostałem w domu po to, żeby sprzątać, tylko już po to żeby pracować.
  • No bo zdalna praca to jest nadal praca. dokładnie jest tak że ty jesteś na urlopie na wolnym. Dokładnie
• jeszcze dokończę, bo jak Natalia zaczęła pracować z nami, to początkowo faktycznie pracowała w domu. No ja na przykład, jak miałem jakieś spotkania. Przychodzę, patrzę – sprzątnięte. Mówię – Natalia, chyba dzisiaj ciężki dzień w pracy był / No faktycznie, mało zrobiłam. O po jakimś czasie, nie wiem, miesiącu, przychodzi do mnie i mówi: „Wiesz co, Wojtek, teraz rozumiem, o co ci chodziło, że jak nic nie było, była robota zrobiona w pracy. Jeżeli faktycznie nie biorę się za inne rzeczy, to praca stoi i myślę że taka sama świadomość że trzeba oddzielać te miejsce i trzeba wiedzieć, kiedy jest się w domu, kiedy jest się w pracy, bardzo dużo dodaje i pozwala wznieść tą pracę zdalną na o wiele wyższy poziom.
  • Tylko należy mieć na uwadze też to – wyszło, że (oczywiście też zgodnie z badaniami amerykańskich naukowców) człowiek, pracując w biurze, na pracę poświęca efektywnie 2 godziny 53 minuty. Jeżeli pracujemy zdalnie, to oczywiście tej pracy możemy dokonać więcej i musimy sobie postawić właśnie jasne reguły, że pracujemy na przykład od 8:00 do 16:00. 8 godzin i ani minuty dłużej, bo bardzo często ludzie wpadają w taki nawyk. Ja miałem tak, ze mówiłem, że to jeszcze dwa maile . ja miałem takie wytłumaczenie przez długi okres czasu to ja wyślę jeszcze dwa maile. No i jak ona robiła się 2:00 w nocy. No to nie. Jak pracuje się od 8:00 do 16:00 to się pracuje od 8:00 do 16:00
• No zgadza się. No dobra, czyli podsumowując. Należy rozróżniać pracę zdalną od pracy mobilnej. Praca zdalna to przede wszystkim zaufanie i zmiana nawyków. Pójście w stronę komunikacji, później wdrożenie procesów, może nie tyle, co wdrożenie, ale zmiana starych procesów na nowe. Redefinicja procesów, które są realizowane w biznesie na nowo i ułożenie tego, żeby nas technologia wspierała, żeby pewne procesy nie musiały się odbywać przez biuro, tylko mogły zdalnie. Powiedz czy coś wdrożenie konkretnych zasad, związanych z pracą w domu, czy coś jeszcze chciałbyś dodać w ramach podsumowania?
  • Ja to bym dodał, że nigdy już nie wrócimy do takiego stanu jak był do 13 marca. Mam poczucie, że to, co się zdarzyło i to, co nadal trwa, to jest początek olbrzymiej zmiany cywilizacyjnej, na skalę wynalezienia maszyny parowej albo nawet koła.
  • Bo zniknie bardzo wiele zawodów. Zniknie wiele biznesów. Pojawią się nowe zawody. Pojawią się nowe biznesy. I musimy po prostu przyjąć do świadomości, że to, co jest dzisiaj, to to jest po prostu nowa rzeczywistość a nie stan tymczasowy.
  • Miałem rozmowę, pokazowe szkolenie dla jednej z Instytucji edukacyjnych. Jednej z najstarszych i największych w tym kraju. I osoba z działu, bodajże kadr, powiedziała: „Praca zdalna się u nas nie przyjmie, my mamy wielosetletnie doświadczenie. To po prostu gdzieś musi się zmienić. No bo przecież my się nie zmienimy. Od setek lat pracujemy dokładnie w ten sam sposób.
  • To mi uświadomiło, że ludzie tak myślą. A ja jestem zdania, że my, być może, wyjdziemy w domu. Być może ten wirus gdzieś pozwoli nam żyć na zewnątrz, ale to nie zdarzy się dziś. Ale może zdarzy się na przykład w 2022 roku. Za 2 lata, gdy wynajdą szczepionkę, gdy 70 czy 90% populacji zostanie zaszczepione. To może będzie 2022 albo 2025 rok, ale to spowoduje, że przez te 5 lat musimy się nauczyć żyć w takim modelu, jaki jest teraz.
  • Tak że podsumowując, ja mam poczucie że to jest początek olbrzymiej rewolucji i zmiany cywilizacyjnej. która zmiecie i przedefiniuje rynek pracy i rynek biznesu. Jaki widzimy. Mam poczucie, że ta praca zdalna – im szybciej my się jej nauczymy, im szybciej zaczniemy ją efektywnie stosować, tym łatwiej nam będzie się przystosować do tego, w jaki sposób po prostu żyjemy.
• To ważne słowa. Powiem szczerze, że dużo w tym prawidłowości. Nie wiem, czy to akurat zmiana na miarę maszyny parowej, natomiast faktycznie, w wielu firmach, w wielu ludziach, Myślę, że zajdzie zmiana mentalna, jeżeli jeszcze popracują przez dwa – trzy miesiące. Przynajmniej mam taką nadzieję. No dobra, czyli podsumowując. To historia dzieje się na naszych oczach. Ty i Twoja organizacja, twoja firma, pozwalacie przejść organizacjom układając pewne zasady, procesy, robiąc szkolenia w dużych firmach. jak rozumiem tak?
  • Ale to mogą być też nieduże firmy bo tej wiedzy potrzebuje każdy. To, że ja miałem 8 lat, to jest po prostu, w tym momencie, dla mnie błogosławieństwo. Dla mnie to są rzeczy bardzo oczywiste. Ale dla osób, które przez 30 lat, na przykład, pracowały zawsze z biura, nieważne  jakiej skali jest to organizacja. Dla nich to jest po prostu rewolucja bardzo duża i oni muszą się tego nauczyć. I koncepcja tego że „A, to tutaj pani weźmie laptopa do domu i pójdzie pracować. To tutaj jest system do klikania, że jest pani w pracy” to nie jest wdrożenie pracy zdalnej. Tak że to nawet małe organizacje muszą się tego nauczyć.
• No pewnie. No okej to. jeszcze na podsumowanie. Dziękuję ci Piotr, bardzo bardzo bardzo super informacje. Bardzo się cieszę, że chciałeś się podzielić z nami swoim bogatym doświadczeniem. Piotrka możecie znaleźć, my podlinkujemy https://Piotr–Konopka.pl. Piotrek codziennie (dobrze pamiętam?) to publikuje swoje Piotrek Dobra Rada rady dotyczące pracy zdalnej. Możecie coś więcej się dowiedzieć
• Jutro zapraszam na Webinar, link znajdziecie w komentarzu. Będziemy mówić, jak układać procesy, Jak układać finanse w firmie, aby podnieść efektywność, podejmować lepsze decyzje i lepiej wykorzystywać zasoby, które mamy, lepiej rozwijać firmę. Dzięki właśnie zarządzaniu finansami
• Piotrku czy chciałbyś coś dodać na koniec?
  • Myślę, że dobrze się rozmawiało i że jeśli odbiór będzie dobry, to być może jeszcze gdzieś tam zrobimy na temat jakiś innych kawałków pracy zdalnej
• Okej, to dajcie znać, czy chcecie jeszcze raz usłyszeć Piotrka. Czy macie jakieś konkretne pytania. Czy, jeżeli oglądasz tego lajwa po transmisji i masz jakieś pytania, to koniecznie zadaj. Albo Piotrek albo my odpowiemy na te pytania. A jeżeli będzie sporo tych pytań, to zbierzemy i zrobimy z Piotrkiem lajwa jeszcze raz.
  • Mam nadzieję że będę kogoś widział po drugiej stronie że internetu mi nie wyłączą
• Złośliwość rzeczy martwych. Nie mamy na to wpływu. Tutaj widać, Rafał Ferber, chyba jest twoim wielkim fanem. Mówi że super lajw. Piotr Dobra Rada. Piotrek rządzi, Piotrek radzi, Piotrek nigdy cię nie zdradzi.
  • Tak, nigdy nie zdradzi. Kolega Ferber jest dobrym przyjacielem
• To widać. Dziękujemy za aktywność. No dobra, to dziękuję wam bardzo serdecznie. Dziękuję za obecność. Jeżeli macie pomysły, koncepcje, w jaki sposób, kogo chcielibyście widzieć, to dajcie znać. Czy to osobę czy to branża czy to specjalność – mamy bardzo szeroką sieć kontaktów, więc nie będzie problemów z zaproszeniem takiej czy innej osoby. Dziękuję wam bardzo serdecznie i pozdrawiam. Trzymajcie się zdrowo i zobaczenia już niedługo. Cześć.
  • Na razie. Cześć

Można też posłuchać na podcastach