Piotrek Dobra Rada, odc. 121 – tutorial wdrożenia pracy zdalnej w firmie

Jakie są pierwsze kroki związane z wdrożeniem pracy zdalnej w firmie? Co najpierw powinien zrobić Head of Remote, jeśli pojawi się takie stanowisko? Ponieważ nie ma chyba jeszcze nikogo takiego w polskich firmach – w 121 odcinku Piotrka Dobrej Rady krótki tutorial opisujący, jak zabrać się w ogóle do wdrożenia pracy zdalnej. Czyli cel SMART, sponsor wdrożenia, umiejscowienie Head of Remote Work w strukturze, pierwsze kroki i wdrożenie… Pojawiają się też KPI i dupogodziny

#wykuwam #piotrekdobrarada #remoteonly #pracazdalna #tutorial #headofremote

Cześć. Nazywam się Piotrek Konopka i witam Was w kolejnym, 121 już odcinku z cyklu Piotrek Dobra Rada mówi o pracy zdalnej. Dzisiaj powiem kilka słów na temat tego, jak ja bym poszedł do wdrożenia pracy zdalnej w organizacji, w której na przykład pełniłbym rolę Head of Remote Work.

Jak pamiętajcie, wczoraj opowiadałem właśnie o Darrenie, którego przygoda zaczęło się rok temu w GitLabie, właśnie na stanowisku Head of Remote Work. I pomyślałem sobie, że prawdopodobnie w żadnej polskiej firmie jeszcze takiego stanowiska nie ma. Natomiast bazując na swoim doświadczeniu odnośnie wdrażania pracy zdalnej w różnego rodzaju organizacjach, pomyślałem sobie, że przydałby się właśnie taki krótki tutorial na temat tego, jak taką pracę Head of Remote Work można by było zorganizować, na przykład dla jakiejś instytucji z branży finansowej. Wybieram branżą finansową, ponieważ jest mi ona bliska – pracowałem w banku, pracowałem w ubezpieczalni, pracowałem na swój własny rachunek jako pośrednik finansowy. Tak, że mam poczucie, że rozumiem, jak te organizacje działają, zarówno od strony front office jak i back office. I na ich przykładzie chciałbym opisać te kilka pierwszych kroków, które powinna osoba na stanowisku Head of Remote Work podjąć, właśnie w trakcie wdrażania pracy zdalnej.

Na samym początku warto, żeby taki projekt wdrożenia o pracy zdalnej miał sponsora na odpowiednim poziomie. Ponieważ często jest tak, że organizacje – zwłaszcza dużego rozmiaru – mają problem z bezwładnością, ze słabą decyzyjnością. Jest to spowodowane wieloma czynnikami, głównie wewnętrznymi. I warto, żeby projekt wdrożenia pracy zdalnej miał sponsora na poziomie zarządu. Najlepiej żeby to był prezes, ponieważ czasami decyzja prezesa otwiera wszystkie drzwi, które niekiedy – na poziomie operacyjnym – trudno jest otworzyć.

Warto, żeby osoba odpowiedzialna za wdrożenie pracy zdalnej znajdowała się również mniej więcej na poziomie zarządu. Żeby była, na przykład, członkiem zarządu – być może nawet tymczasowym. Żeby to była osoba odpowiedzialna za wielosektorowość, w tym na przykład banku, ponieważ wdrożenie pracy zdalnej będzie dotyczyło kwestii zarówno osobowych, jak i administracyjnych, procesowych czy informatycznych. Tak, że dobrze by było, żeby można było podejmować decyzje czasami, które trzeba podjąć, bez konieczności oglądania się na innych, na inne działy.

Oczywiście to nie może być tak, że ten proces będzie wdrożony całkowicie despotycznie, bo to nie o to chodzi. Natomiast wiedza na temat tego, jak zdolność a stacjonarność się różnią, nie pozwala osobom, które do tej pory pracowały w wariancie stacjonarnym, nie pozwala im podjąć prawidłowych czy odpowiednich decyzji związanych z wdrożeniem pracy zdalnej.

Czyli jeżeli już mamy sponsora, mamy odpowiednią strukturę, to według mnie pierwszymi dwoma krokami to powinno być:

najpierw sprawdzenie stanu istniejącego i to zajmie chwilę,
jak i wyznaczenie kierunku, w którym będziemy iść, czyli ustalenie celu i strategii dojścia do tego celu.

Jeżeli mówimy o celu, to pamiętajmy, że cele powinny być (niech będzie w najprostszym modelu) ustrukturyzowane w postaci celu typu SMART, czyli:

jasno określone
mierzalne
realistyczne
atrakcyjne
i określone w czasie

Dodatkowo powinna być do tego celu narysowana ścieżka dojścia. Czyli, jeżeli mamy stan początkowy i to jest właśnie ten stan początkowy będzie wynikał z analizy i mamy stan docelowy / cel, do którego dążymy, to po drodze oczywiście będziemy mieli całą ścieżkę dojścia, będą odpowiednie kamienie milowe. I tak dalej, i tak dalej.

Ale jeżeli mówimy o analizie stanu obecnego, to dwie najważniejsze cechy, które należy przeanalizować, to są:

zakresy obowiązków wszystkich pracowników w danej jednostce organizacyjnej, tak żeby sprawdzić, jak wygląda praca stacjonarna i z czego ci pracownicy są rozliczani. I ewentualnie już zaproponowanie pierwszych rozwiązań, które pozwolą tych pracowników przesunąć na stałe do pracy zdalnej. Przypominam, że według mnie praca zdalna działa wtedy, gdy człowiek nigdy już nie zatęskni za biurem i powie “Zawsze chcę pracować zdalnie”. Czyli mamy pierwszy krok – analiza zakresu obowiązków. Czasami należy dopasować później do tych zakresów obowiązków odpowiednie mierniki, bo w pracy zdalnej ciężko jest mierzyć tak zwane dupogodziny. Warto rozliczać pracowników z efektów ich pracy
Drugim elementem, który należy przeanalizować, to są procesy wewnątrz organizacji. I mówimy tutaj od najprostszych procesów, czyli na przykład: podpisanie listy obecności. Ewentualnie czy można spóźnić się do pracy zdalnej? Przez na przykład ustalenie, czy cała firma ma odpowiednie godziny pracy ustalone i jednakowe dla wszystkich? Poprzez oczywiście kwestie związane z zamówieniami, przepływem informacji, obsługą klienta, sprzedażą, produkcją. I to jest krok drugi w analizie, czyli analiza procesów.

Gdy będziemy mieli przygotowane analizy związane właśnie z procesami, gdy będziemy mieli przeanalizowane zakresy odpowiedzialności i wszystkie stanowiska, warto się zastanowić i spisać dokładnie – i oczywiście nie będzie robiła tego tego tylko jedna osoba, ale w ten proces powinno być zaangażowanych bardzo wiele osób – należy spisać, jak nasza praca będzie wyglądała, na przykład za rok. Do czego dążymy? Jak te procesy powinny wyglądać? Jak powinny wyglądać zakresy naszych obowiązków?

A na samym końcu to tak naprawdę jest tylko wdrożenie – to znaczy codzienne pilnowanie, codzienne wspieranie, kołczowanie, szkolenie ludzi, przypominanie i tak naprawdę budowanie nawyków całej organizacji, wszystkich jej składników po kolei, tak, żeby ludzie wiedzieli, co muszą zrobić na początku pracy? Co muszą zrobić w drugiej godzinie pracy? Jak komunikować się ze swoim zespołem? Jak obsługiwać klientów? Ta część wdrożeniowa zajmie, przypuszczam, bardzo dużo czasu, ponieważ zbudowanie nawyków jest jednym z najtrudniejszych rzeczy, jakie są u człowieka. I jeżeli nie będziemy umieli zbudować nawyku każdego z pracowników z osobna, to ciężko nam będzie zbudować nawyk i wdrożyć wszystkie procesy w całej organizacji, tak żeby na samym końcu powstała kultura organizacyjna oparta o pracę zdalną.

Jeżeli potrzebujecie wsparcia, jak wdrożyć pracę zdalną u siebie w firmie – odezwijcie się.To nie jest tak, że jesteście pozostawieni sami sobie. Jest w tym kraju kilka / kilkanaście osób, które umieją powiedzieć coś więcej o pracy zdalnej, także z praktycznym podejściem do tego zagadnienia

Dzięki serdeczne. Do zobaczenia i usłyszenia jutro. Na razie.

Mój mail piotr.konopka@innothink.com.pl

Mój LinkedIn https://linkedin.com/in/konopka

Link do odcinka na YouTube https://youtu.be/6Shn2GbKjGs

Moja strona internetowa https://piotr-konopka.pl

Strona firmowa https://www.innothink.com.pl

Moje podcasty https://podfollow.com/piotrek-dobra-rada/view

Link do podcastu https://pod.fo/e/99527

SoundCloud