Piotrek Dobra Rada, odc. 125 – kompendium wiedzy pracownika zdalnego, cz. II – uprzedzenia

Dzisiaj druga część kompendium dla początkujących w temacie pracy zdalnej. Podaję 6 mitów, uprzedzeń czy przeświadczeń co do nieefektywności pracy zdalnej. Omawiam po kolei i podaję przykłady świadczące, ze to tylko uprzedzenia a nie prawda. Poruszam temat kosztów i oszczędności, komunikacji, efektywności spotkań, dostępności pracowników oraz bezpieczeństwa danych (pojawia się nawet Kevin Mittnick)

#wykuwam #piotrekdobrarada #remoteonly #pracazdalna #kompendium

Cześć. Nazywam się Piotrek Konopka i witam Was w kolejnym, 125 już odcinku z cyklu Piotrek Dobra Rada mówi o pracy zdalnej. Dzisiaj, jako druga część kompendium początkującego pracownika zdolnego, opowiem o 6 uprzedzeniach, które powodują, że ludzie uważają, że praca zdalna jest gorszym rodzajem pracy od pracy stacjonarnej.

Te uprzedzenia to są takie przeświadczenia, najczęściej osób zarządzających, ale czasami też pracowników, które właśnie powodują – w związku z niewiedzą na temat tego, jak działa czy jak funkcjonuje pracownik zdalny i jak działa w rzeczywistości praca zdalna – to te przeświadczenia powodują, że ludzie nie pozwalają swoim pracownikom pracować zdalnie. Albo pracownicy boją się zdalnie pracować, ponieważ nie wiedzą, czym to się tak naprawdę je.

Uprzedzenie numer jeden jest to uprzedzenie związane z efektywnością pracy zdalnej. Panuje przeświadczenie, że pracownik zdalny jest mniej wydajny od pracownika stacjonarnego. Natomiast różnorodne badania pokazują, że jeżeli pracownik będzie pracował zdalnie tak samo, jak pracował stacjonarnie, to jego produktywność powinna wzrosnąć między 20 a 40% – w zależności oczywiście od tego, w jaki sposób jakie badanie zostało wykonane. Także pierwsze przeświadczenie, pierwsze uprzedzenie związane z efektywnością nie jest prawdą.
Drugim uprzedzeniem jest to, że pracownicy, którzy pracują zdalnie, są trudniejsi do uchwycenia. Mam kolegę, który kiedyś oprowadzał mnie po swoim biurze i powiedział “Piotrek zobacz, ja na tym open-space widzę każdą głowę każdego pracownika, z którym pracuję. Mogę w każdej chwili do niego podejść. Oczywiście z oddali, ze swojego gabinetu widzę też w ogóle, kto jest w pracy a kogo nie ma. Kto pracuje a kto się obija.” Mam również znajomego zarządzającego dużą kancelarią prawną, który mówi, że w pracy zdalnej brakuje mu jego własnego gabinetu, do którego przychodzili podwładni, przychodzili pracownicy i prosili o to (można w takich pazurkach dać) prosili o audiencję. Zarządzający właśnie powiedział, że brakuje mu jego królestwa. Rzeczywiście, żeby porozmawiać z pracownikiem zdalnym należy się do niego dodzwonić, umówić na telekonferencję, bo być może ma inne spotkanie czy bo go nie widzimy. I czasami jest właśnie poczucie, że tego pracownika zdalnego jest ciężej spotkać, ciężej do niego dotrzeć. Natomiast to rozwiązuje udostępnienie wszystkich kalendarzy. Oczywiście trudno jest ad-hocowo dodzwonić się do każdego – bo tak samo, jak w pracy stacjonarnej w biurze, ciężko jest podejść do każdego w danym momencie, kiedy my na to będziemy mieli ochotę, bo wtedy przerywamy jego pracę. Być może jest zajęty czymś innym. Tak, że uprzedzenie nr 2, że ciężko jest dotrzeć, spotkać się i porozmawiać z pracownikiem zdalnym, również nie jest prawdą.
Pracownik zdalny ma dostęp do różnego rodzaju danych. Trzecie uprzedzenie jest związane z tym, że jego praca czy dane, do których ma dostęp w trakcie pracy, są mniej bezpieczne. Kevin Mitnick – jest taki haker, który na początku lat 2000 (o ile dobrze pamiętam) wspomniał o tym, że najłatwiej jest zhakować dowolny system informatyczny poprzez zhakowanie człowieka. Że najłatwiej jest właśnie poprosić człowieka, żeby podał hasło niż spróbować to hasło złamać. Tak samo jest tak naprawdę dzisiaj. Bo to, czy pracownik zachowuje wszystkie procedury związane z bezpieczeństwem, siedząc u nas w biurze czy te same procedury zachowuje pracując zdalnie – albo od siebie z domu albo z dowolnego miejsca na ziemi – to włamanie się do dowolnego systemu informatycznego będzie tak trudne czy będzie tak samo łatwe, jak najsłabszy element, najsłabsze ogniwo tego systemu. Czyli najsłabszym ogniwem zawsze będzie człowiek. Dane są szyfrowane obecnie kluczami kodowymi o długości 256 bitów, które przy użyciu standardowych narzędzi informatycznych są właściwie nie do złamania. Najłatwiej złamać dostęp do danych, hakując człowieka. I, tak jak powiedziałem, wcale to nie jest tak, że jeżeli pracownik pracuje stacjonarnie, te dane wasze są bardziej bezpieczne od danych, które są w posiadaniu pracownika pracującego w domu. Tak, że uprzedzenie numer 3 również nie jest prawdziwe.
Uprzedzenie nr 4 jest związane z komunikacją. Ponieważ panuje przeświadczenie, że komunikujemy się mniej wydajnie na odległość. Komunikujemy się tak samo wydajnie – ale komunikujemy się trochę inaczej. O ile rozmowa jeden na jeden czy rozmowa w sali konferencyjnej jest komunikacją synchroniczną, to znaczy jedna osoba mówi, druga słucha i później następuje sprzężenie zwrotne, o tyle najczęściej komunikacja w wersji rozproszonej, w pracy zdalnej jest komunikacją asynchroniczną. Czyli mamy do dyspozycji na przykład zbiory wiedzy, różnego rodzaju Wikipedie wewnętrzne, które możemy przeczytać w dowolnym momencie. Możemy też je w dowolnym momencie uzupełnić. Są kanały na Slacku, gdzie można przeczytać to, co się działo na spotkaniu jakimś 3 miesiące temu. Można wrócić do tego spotkania. Ale równocześnie są też kanały, gdzie dyskusja odbywa się bardzo mocno na bieżąco. Są komunikatory wideo, gdzie telekonferencje, wideokonferencje odbywają się w czasie rzeczywistym. Ale na przykład te tele i wideokonferencje mogą być nagrywane i można zawsze wrócić do treści tej komunikacji w późniejszym czasie. My po prostu nie jesteśmy jeszcze przyzwyczajeni do tego rodzaju komunikacji asynchronicznej i trochę nie umiemy z tego korzystać. Natomiast cały czas się uczymy. Coraz łatwiej nam posługiwać się takim rodzajem komunikacji asynchronicznej i myślę, że z biegiem czasu my po prostu staniemy się perfekcjonistami w tego rodzaju rozmowie. To spowoduje, że przeświadczenie numer 4 w ogóle nie będzie się pojawiało, czyli my się komunikujemy inaczej a nie że komunikujemy się gorzej.
Przeświadczenie nr 5 jest związane z wideokonferencjami – że te wideokonferencje nie są tak wydajne, jak spotkania twarzą w twarz. Jeżeli w wideokonferencji będą brały udział tylko te osoby, które są na tej wideokonferencji rzeczywiście potrzebne. Jeżeli my będziemy skoncentrowani na tej wideokonferencji a nie będziemy bawili się telefonem albo będziemy odpowiadali na maile. Jeżeli będziemy mieli włączoną kamerkę i będziemy mieli włączony mikrofon i będziemy skoncentrowani na agendzie, którą dostaniemy przed tym spotkaniem – to takie spotkanie będzie trwało 15 minut. I zaręczam, że będzie o wiele bardziej efektywne niż spotkanie w sali konferencyjnej, z ciasteczkami, small talkami i różnego rodzaju coffee breakami. Według mnie, po prostu musimy się skoncentrować na tym, że ta telekonferencja czy ta wideokonferencja służy konkretnemu celowi. Nie – ona nie jest po to, żeby budować relacje. Spotkania i konferencje stacjonarne – czasami, poza warstwą merytoryczną – mają także warstwa społeczną, gdzie te relacje się buduje. Natomiast, jeżeli umawiam się na spotkanie biznesowe na Zoomie, to to spotkanie biznesowe będzie tylko i wyłącznie dotyczyło kwestii biznesowych. Tak, że według mnie, uprzedzenie numer 5 również nie jest prawdziwe
I ostatnie uprzedzenie – czyli że praca zdalna kosztuje więcej. Praca zdalna i praca stacjonarna kosztują dokładnie te same pieniądze, tylko wydawane w inny sposób. Podczas gdy w pracy stacjonarnej firma płaci za biuro, to w pracy zdalnej pracownik powinien mieć swoje miejsce pracy u siebie, zlokalizowane na przykład w domu i też musi mieć biurko, krzesło, komputer. To są te same pieniądze. Jeżeli pracownik oszczędza czas na dojazdach – rzeczywiście być może oszczędza czas na dojazdach. Natomiast to może być ta oszczędność, ale może być też tak, że firma będzie organizowała różnego rodzaju spotkania stacjonarne, niekoniecznie codziennie, ale na przykład co tydzień, co miesiąc, co kwartał – wtedy będzie ponosiła koszty związane z logistyką tych dojazdów, z zaproszeniem pracowników. Pieniądze zostaną wydane inaczej. Gdy firma nie opłaca biura, gdy firma nie opłaca internetu, to te same opłaty będą ponosili pracownicy. I oczywiście powinno być tak, że firma refunduje pracownikom właśnie tego rodzaju opłaty. Według mnie praca stacjonarna i praca zdalna kosztują z punktu widzenia pracodawcy i pracownika tyle samo. Jedyną oszczędność, jaką dostrzegam, jest oszczędność czasu po stronie pracownika. To znaczy – nie muszę dojeżdżać do pracy codziennie, nie muszę marnować czasu na stanie w korkach. I to jest jedyna różnica od strony kosztów, którą dostrzegam, biorąc pod uwagę to uprzedzenie numer 6. Ale jest to argument również za tym, że to uprzedzenie numer 6 jest nieprawdziwe.

To było 6 uprzedzeń związanych z pracą zdalną. To była druga część kompendium początkującego pracownika w pracy zdalnej. Jutro część trzecia tego kompendium. Trzecia i ostatnia.

Dzięki serdeczne. Do zobaczenia i usłyszenia w jutro. Na razie.

Mój mail piotr.konopka@innothink.com.pl

Mój LinkedIn https://linkedin.com/in/konopka

Link do odcinka na YouTube https://youtu.be/J6vhbguPtew

Link do podcastu https://pod.fo/e/9d128

SoundCloud