Piotrek Dobra Rada, odc. 126 – kompendium wiedzy pracownika zdalnego, cz. III

Dzisiaj trzecia część kompendium dla początkujących w temacie pracy zdalnej. Poruszam temat współpracy, komunikacji, post-itów i digitalizacji segregatorów. Omawiam 6 obszarów, które są ważne z personalnego, ale też procesowego punktu widzenia – takich jak autonomia i zaufanie, rzetelność i skrupulatność, koncentracja i jakość czy rozpraszacze, motywacja, doskonałość technologiczna i organizacja życia. Mówię o jakości życia w pracy oraz o tym, że dlaczego nie warto pracować z fotela służącego do wypoczynku i o tym, jak dzielić czas pracy. Pojawiają się moje ulubione dupogodziny oraz artefakty kultury organizacyjnej

#wykuwam #piotrekdobrarada #remoteonly #pracazdalna #kompendium

Cześć. Nazywam się Piotrek Konopka i witam Was w kolejnym, 126 już odcinku z cyklu Piotrek Dobra Rada mówi o pracy zdalnej. Dzisiaj powiem kilka słów na temat tego, jak pracować zdalnie – jest to trzecia część kompendium przygotowanego dla osób, które dopiero rozpoczynają przygodę z pracą zdalną.

Najpierw poruszymy realnie temat współpracy, ponieważ pracownicy w pracy zdalnej, gdy są od siebie odseparowani, każdy pracuje w twoim domu albo w dowolnym miejscu na świecie, musi się częściej wymieniać informacjami, musi bardziej ze sobą współpracować, muszą te standardy i kanały komunikacyjne być częściej wykorzystywane. Ponieważ pracując stacjonarnie, dużo rzeczy dzieje się po prostu niejako przy okazji, poprzez lata doświadczeń zgromadzonych w trakcie obserwacji uczestniczącej. To w trakcie pracy zdalnej, gdy pracownicy są od siebie odseparowani, musi być większa współpraca, musi być większa otwartość, musi być szerszy przepływ informacji, musi być regularny przekaz tych informacji – tak, żeby ta praca posuwała się do przodu. Tak, że współpraca w pracy zdalnej jest większa raczej niż mniejsza względem pracy stacjonarnej.

Życie zawodowe, w momencie, gdy ta praca zdalna staje się standardem, stało się coraz bardziej zdigitalizowane i przekształcone właśnie w stronę cyfrową. Ponieważ do niedawna standardem były segregatory, dokumenty, post-ity przylepione na monitorze. Natomiast teraz to wszystko zniknęło. Jeżeli nawet macie w firmie czy mieliście w firmie segregatory, to nagle okazuje się, że te wszystkie segregatory, ta cała informacja może zostać zdigitalizowana i może zostać dołączona do obecnie istniejących systemów informatycznych w waszych firmach, tak żebyście mogli korzystać ze wszystkich informacji, które dotychczas w tych firmach zostały zgromadzone. I to nie jest tak, że pracownik ma u siebie segregator i tylko on do tego segregatora zagląda. Teraz, jeżeli będą oczywiście nadane odpowiednie uprawnienia do informacji, do tego cyfrowego segregatora może sięgnąć właściwie każdy, kto ma odpowiedni poziom uprawnień. Tak, że przekształcenie i cyfryzacja tego życia zawodowego powoduje, że więcej informacji jest dostępnych dla wszystkich.

Praca zdalna powoduje że jakość pracy i życia w pracy jest lepsza. Co to oznacza? To oznacza, że jeżeli już spotkamy się twarzą w twarz z danym pracownikiem, albo nawet jeżeli spotkamy się z danym pracownikiem w wersji cyfrowej – czyli spotkamy się na Zoomie bądź na Skypie, to będąc odosobnionym, pracując w swoim własnym środowisku, bez kontaktu z innymi pracownikami – to taki kontakt, który dzieje się (nie cały czas ale dzieje się okazjonalnie, adhocowo) to bardziej cenimy. I nasze relacje, które są relacjami oczywiście personalnymi, ale budowanymi w świecie rzeczywistym, to te relacje powodują, że jakość pracy i jakość działań w firmie opartej o pracę zdalną jest lepsza, niż to, co mogliśmy obserwować do tej pory w pracy stacjonarnej.

Chciałbym też wymienić kilka takich elementów – właściwie to jest 6 elementów – które powodują, że nasza praca będzie bardziej wydajna i bardziej płynna. I powinniśmy na to zwrócić uwagę od strony procesowej, od strony technologicznej, bądź od strony osobistej.

Punkt pierwszy to jest autonomia. Pracując zdalnie musimy mieć poczucie że jesteśmy bardziej samodzielni. Nasi szefowie mają do nas zaufanie. My jako szefowie mamy zaufanie do swoich pracowników. Ale to powoduje, że nikt nie stoi nad nami i nikt nas nie pilnuje na bieżąco. Rozliczamy się z efektów pracy co jakiś czas i jednak mamy o wiele większą autonomię w wykonywaniu działań niż w pracy stacjonarnej. I musimy wziąć pod uwagę to, że ta autonomia jest nam przydzielona, ale w połączeniu z zaufaniem. Nie powinniśmy tego zaufania nadwyrężać.
Drugi element to jest wykonywanie zadań bardziej skrupulatnie. Ponieważ nie jesteśmy rozliczani już tak naprawdę – czy w pracy zdalnej nie powinniśmy być rozliczani już z dupogodzin, ale powinniśmy być rozliczani z efektów pracy, oczywiście mierzalnych w jakiś sposób – i ta skrupulatność wykonywania zadań, dokładnie tych zadań będzie jednym z elementów oceniających to, czy my tą pracę wykonujemy dobrze. I powinniśmy zwrócić uwagę, w jaki sposób to nasze zadanie zostanie ocenione.
Trzecim elementem na który musimy zwracać uwagę jest koncentracja. Koncentracja połączona z tą rzetelnością wykonywania zadań i z tą autonomią, która została nam przyznana, powoduje, że jakość naszej pracy będzie taka sama lub wyższa względem jakości pracy, którą wykonywaliśmy pracując stacjonarnie. I dlatego ta koncentracja na wykonywaniu danego zadania, zwłaszcza gdy wokół siebie mamy dosyć dużo rozpraszaczy: pracujemy z domu i być może obok nas są dzieci, obok nas jest lepsza nasza połówka, obok nas jest pralka i pranie, listonosz i cała masa innych rozpraszaczy – to jednak my musimy pozostać skoncentrowani na wykonywanej pracy.
Żeby być skoncentrowanym na tej wykonywanej pracy powinniśmy być zmotywowani. Musimy być codziennie zmotywowani. Ta motywacja jest czymś co jednak ulega rozdrobnieniu i musimy być skupieni – czyli wracamy do koncentracji – i jeżeli będziemy skupieni i będziemy umieli sobie wyobrazić, jakie zadania mamy zrealizować dzisiaj, jakie będą ich rezultaty – to tą motywację odnajdziemy w sobie wewnątrz. Bez tej motywacji ciężko nam będzie pracować zdalnie i Ciężko nam będzie realizować zadania w taki sposób, który będzie akceptowalny, czy który będzie oczekiwany przez naszych przełożonych
Punkt piąty to jest doskonałość w obsłudze aplikacji, z których korzystamy. Ponieważ te narzędzia technologiczne, które zostały nam dostarczone, to nie są tylko narzędzia proste. Oczywiście można powiedzieć o tym, że Zoom jest do tego, że wykonujemy połączenie i robimy wideokonferencje. Ale umiejętność w konfiguracji tego narzędzia, dopasowania go do swoich potrzeb, umiejętność skonfigurowania nowych kanałów na Slacku czy filtrowania informacji które na Slacka wpadają, to umiejętność i doskonałość w obsłudze tych narzędzi, nawet bardziej zaawansowanych funkcji, spowoduje, że będzie nam się pracowało łatwiej. I to pracowanie w łatwiejszy sposób będzie się przekładało na to, że będziemy mieli motywację do wykonywania naszych zadań.
I ostatnim, szóstym elementem, na który warto zwrócić uwagę, jest organizacja. Jest organizacja całego życia wokół pracy zdalnej, tak, żeby umieć oddzielić czas pracy od czasu prywatnego, żeby zachować work-life-balance, żeby mieć odpowiednie nastawienie i nie być zdeprymowanym, nie rozwijać u siebie nastrojów depresyjnych, to należy tak mieć zorganizowane życie, tak jak mieliśmy zorganizowane życie w pracy stacjonarnej. To znaczy, jeżeli nasza praca była od 9:00 do 17:00 to wiedzieliśmy, że na przykład o godzinie 8:30 musimy wyjść z domu. To tak samo w pracy zdalnej – jeżeli nasza praca jest od 9:00 do 17:00, to powinniśmy umieć się przygotować do tej pracy i też na przykład może nie o 8:30, ale o 8:50 rozpocząć przygotowania do tego, żeby o 9:00 naszą pracę zacząć. Tak, że ta organizacja życia i organizacja pracy to jest szósty element, na który warto zwrócić uwagę.

Jeszcze chciałbym wspomnieć o trzech takich cechach, które są związane z pracą zdalną w bardziej ogólnym kontekście.

To znaczy – pokutuje przekonanie, że praca zdalna niszczy czy szkodzi kulturze organizacyjnej. Na ten temat wyemitowałem dwa czy trzy odcinki odnośnie kultury organizacyjnej, jak kultura organizacyjna jest zbudowana. I praca zdalna jest po prostu innym rodzajem pracy a kultura organizacyjna, która się wokół tego będzie budowała, będzie trochę inną kulturę organizacyjną. Tak, że praca zdalna nie szkodzi kulturze organizacyjnej, tylko ją wzbogaca i ją przekształca, żeby była ta kultura aplikowalna do tego, co obserwujemy wokół siebie. Czyli artefaktem nie będzie ustawienie biurek na openspejsie. Przypomnę – artefakty kultury to są rzeczy namacalne. Ale artefaktem może być to, że “Hahaha. Korzystamy z Zooma i nasza korporacja nie pozwala na wdzwanianie się na przykład na telekonferencję firm zewnętrznych Webexem”. To również będzie artefakt. Tak, że w ten sposób nasza kultura organizacyjna będzie się zmieniała.

Drugim elementem, na który chciałbym zwrócić uwagę jest to, że praca zdalna pozwala nam pracować w takim trybie, w jakim nam jest wygodne. Wcale nie musi być tak, że pracujemy od 9:00 do 17:00, kiedy (być może) od 11:00 do 13:00 chcielibyśmy się zajmować dziećmi albo poświęcić czas na coś innego. I wygodniej byłoby nam pracować na przykład od 7:00 do 11:00 i od 13:00 do 17:00. Oczywiście musimy brać pod uwagę to, w jaki sposób firma działa. I być może nasza obecność w tych akurat dwóch godzinach w środku dnia jest kluczowa. Ale praca zdalna pozwala nam pracować poza standardowymi godzinami pracy. Możemy ten czas dowolnie dzielić. Ważne jest to, żebyśmy umieli dostarczyć te rezultaty, na które umówiliśmy się ze swoim pracodawcą.

Rzecz, na którą warto zwrócić uwagę jeżeli jesteście pracownikiem zdalnym, to zorganizujcie sobie miejsce pracy tak, żeby wam było wygodnie. To znaczy:

zadbajcie o odpowiednie otoczenie
zadbajcie o odpowiednie oświetlenie
Miejcie swoje biurko
Miejcie swój fotel

Natomiast nie pracujcie na przykład w swoim ulubionym fotelu, który służy wam do wypoczynku po pracy, ponieważ warto mieć dwa oddzielne miejsca. Rozdzielone życie prywatne od życia zawodowego. Tak samo warto mieć rozdzielone fotel prywatny od fotela firmowego

To było kilka elementów w trzeciej, ostatniej części kompendium wiedzy dla osoby rozpoczynającej przygodę z pracą zdalną

Dzięki serdeczne. Do zobaczenia i usłyszenia w jutro. Na razie.

Mój mail piotr.konopka@innothink.com.pl

Mój LinkedIn https://linkedin.com/in/konopka

Link do odcinka na YouTube https://youtu.be/KEXRA3Kk-tA

Link do podcastu https://pod.fo/e/9d5fa

SoundCloud