Piotrek Dobra Rada, odc. 130 – HOWTO daily stand up

Kolejny poradnik HOWTO – tym razem na warsztat wziąłem poranne, codzienne standupy. Czyli jak realizować spotkania zespołu pracującego w wariancie zdalnym. Po co one są? Jakich narzędzi używać? Jakich reguł przestrzegać? Więcej w w 130 odcinku Piotrka Dobra Rada.

#wykuwam #piotrekdobrarada #remoteonly #pracazdalna #standup

Cześć. Nazywam się Piotrek Konopka i witam Was w kolejnym, 130 już odcinku z cyklu Piotrek Dobra Rada mówi o pracy zdalnej. Dzisiaj powiem kilka słów na temat, jak praktycznie zrealizować spotkanie stand upowe czy spotkanie statusowe, które powinno odbywać się codziennie w firmie działającej w sposób zdalny.

Czym w ogóle takie spotkanie jest? Takie spotkanie wywodzi się ze zwinnych metod zarządzania takich jak agile czy scrum. I to spotkanie odbywa się według jednolitej agendy. To znaczy każdy z członków tego zespołu, który odbywa spotkanie, podnosi się (dlatego jest stand-up) i omawia trzy rzeczy:

jedna rzecz to jest jaką pracę wykonałem wczoraj
druga rzecz to jest jaką pracę wykonam dzisiaj
i trzecia rzecz – jakie widze przeszkody w realizacji zakładanego celu

Czyli to są trzy rzeczy, które w trakcie tego spotkania każdy z członków zespołu omawia. Takie spotkania powinny odbywać się najczęściej na początku dnia, po góra 15 minut.

Ale jak można to w praktyce wykonać i jakich narzędzi użyć? Jakich na przykład typów można użyć do tego, żeby te spotkania odbywały się w firmach pracujących w modelu zdalnym?

przede wszystkim to spotkanie ma na celu zrozumienie zależności pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu, ponieważ – jeżeli będę mówił, co zrobiłem wczoraj, co zrobię dzisiaj, jakie widzę przeszkody – to członkowie mojego zespołu usłyszą,. jakie mam plany i co wykonałem. I może się okazać, że niektóre zadania się powielają. Może się okazać, że przeszkody, które ja wymienię, będą rozwiązane przez zadania czy projekty wykonywane przez pozostałych członków zespołu. Tak, że spotkanie stand-upowe ma na celu wszystkim zrozumienie zależności pomiędzy poszczególnymi elementami projektu i pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu
Należy upewnić się, że te spotkania będą odbywały się w bardzo skoordynowany sposób – jest to ponieważ jest to miejsce dla członków zespołu do tego, żeby podzielić się problemami, podzielić się pomysłami na przyszłość. I być może powiązać się bardziej jako zespół.
pamiętajmy, że w pracy zdalnej, w trakcie takiego spotkania, ciężko nam będzie ocenić język ciała, mowę ciała – ponieważ najczęściej będziemy widzieli twarze na Zoomie czy na innym komunikatorze z którego korzystamy. Ale dlatego większe znaczenie ma jeszcze bardziej jasność, przejrzystość komunikatów, które nadajemy.
Plus równocześnie warto jest pilnować tego, żeby to odbywało się w czasie, jaki zaplanowaliśmy – czyli te przykładowe 15 minut.

Co jest nam potrzebne do tego, żeby rozpocząć taki proces robienia stand-upów?

Przede wszystkim musimy mieć zaplecze technologiczne, czyli musimy mieć oprogramowanie do telekonferencji. Czy to będziecie korzystali z Zooma, Google Meet, Teamsów, GoToMeeting Webex czy czegokolwiek innego – it’s up to you – to jest wasze narzędzie, z niego będziecie korzystać
drugim oprogramowaniem, z którego warto korzystać do tworzenia chociażby notatek z takich spotkań, są tablice kanbanowe czy wirtualne tablice scrumowe. Jeżeli nie wiecie o czym mówię, być może rozpoznacie nazwy takie jak: Trello, Jira, Meister Task, Kanban Flow, Kanban Tool czy na przykład monday.com. To są narzędzia, które właśnie pozwolą wam zapisywać poszczególne pomysły, poszczególne etapy czy poszczególne projekty w trzech fazach:
- zrobione
- robione
- i będzie robione.

A tak naprawdę połączone z tymi waszymi wypowiedziami, czyli:

co zrobiłem
co będę robił dzisiaj
jakie widzę przeszkody w realizacji mojego celu

Warto oczywiście zaprząc też do pracy narzędzie do komunikacji asynchronicznej, takie jak na przykład Slack, tak, żeby na przykład podsumowania tych spotkanie również znalazły się na Slacku, żeby osoba, która nie mogła uczestniczyć w takim spotkaniu również mogła sobie przeczytać, co się wczoraj wydarzyło.

Jak takie spotkanie w rzeczywistości powinno przebiegać:

Ustalcie jedną godzinę i tej godziny się trzymajcie. Nieważne, co się będzie działo – jeżeli się umówicie, że codziennie o godzinie od 9:15 do 9:30 takie spotkanie się odbędzie, to tej reguły należy się trzymać
trzymajcie cały czas tą samą strukturę, czyli:
- co zostało zrobione
- Co jest robione
- i co będzie robione
Wskażcie lidera takiego spotkania, przewodniczącego takiego spotkania – osobę, która reguluje przepływ czasu, która pilnuje tego czasu, która wyznacza kolejne osoby do omawiania swoich zagadnień. Być może ten lider wyznaczy również sobie jakiegoś asystenta, który będzie opisywał na Slacku to, co aktualnie się dzieje. I na przykład będzie też dokonywał zmian na tablicach kanbanowych.
Jeżeli mamy już lidera, mamy ustalony porządek, to pamiętajcie, że łatwiej ludziom będzie się skupić, kiedy na przykład wiedzą, że
- Adam jest zawsze pierwszy
- Kasia jest zawsze druga
- a Zenon jest zawsze na końcu

ponieważ łatwiej będzie im przygotować się do odpowiedzi na postawione pytania, czyli:

co zrobili
co robią
I jakie widzą przeszkody w realizacji swojego celu

ponieważ nie wszyscy są osobami, które łatwo się wypowiadają publicznie. I warto zwrócić uwagę na to, że takie utrzymywanie porządku, tej samej kolejności może im w tym pomóc.

Lider powinien również zwracać uwagę na to, żeby to spotkanie zamknęło się w 15 minut i dotyczyło tylko tej jednej rzeczy, na którą żeście się umówili. Czyli aktualizacji statusu na temat waszej pracy. To pozwoli utrzymać właśnie w ryzach całe to spotkanie. Nie będziemy się rozpraszać dodatkowymi rzeczami, które oczywiście pozwalają budować zespół, ale nie powodują realizacji zakładanego celu.
Miejcie na uwadze to, że jeżeli pracujecie w różnych strefach czasowych, to należy te strefy czasowe uwzględnić w terminie planowanego spotkania. Bo może być tak (mam kilku znajomych, którzy mają swoich pracowników na innych półkulach) i może być tak, że nie wszyscy pracownicy będą w stanie uczestniczyć w tym spotkaniu na raz. To dla takiej osoby też warto mieć podsumowanie na przykład umieszczone na Slacku
nie powinniście mieć żadnych wymówek co do tego, czy spotkanie się odbędzie czy nie. Umówiliście się i zawsze to spotkanie powinno się odbywać. To jest tak, jak podpisanie codziennej listy obecności – rzecz, która musi zostać wykonana.
No, jeżeli nie wyrabiacie się w 15 minut, to zastanówcie się nad tym, czy taki zespół (który najczęściej jest siedmioosobowy i wtedy te 7 osób wypełnia 15 minut) czy jeżeli macie większy zespół, nie należy podzielić tego zespołu na mniejsze części, aby te 15 minut spotkania utrzymać.
Pomyślcie o tym, że te spotkania na pewno zostaną z wami na dłużej, ponieważ pomimo tego, czy pandemia pozostanie z nami czy zniknie, to jednak praca zdalna wydaje się zostać. Że została całkiem nieźle zaimplementowana w naszej świadomości jako pracowników i te spotkania powinny być na tyle dynamiczne i na tyle codzienne, że nie będą stawały się uciążliwą udręką. Tylko to będzie narzędzie do po prostu do popychania pracy do przodu
jeżeli natomiast macie dużo zespołów i te zespoły też powinny wymieniać się ze sobą informacjami – zastanówcie się nad tym, żeby raz w tygodniu, na przykład, nie zrobić spotkania większego, w większym gronie, ale właśnie na poziomie zespołów.
- Tak, że każdego tego mniejszego zespołu siedem osób zebrało się w siedmiu różnych pokojach, jak ambasadorzy swojego zespołu
- Każdy zespół wydeleguje do odrębnego zespołu do drugiego pokoju swojego ambasadora
- i wtedy siedem grup opowie o tym, na jakim etapie są ich projekty
- i ten przepływ informacji będzie odbywał się już na poziomie większych grup
- te spotkania powinny być bardziej nam celowane na integrację i na kwestie związane z planowaniem

Natomiast to jest coś, co możecie wdrożyć również u siebie w firmach i to, na co powinniście zwrócić uwagę, to jest na przykład jednolite wdrożenie narzędzi do komunikacji czy do zarządzania projektami. Ponieważ trudno się pracuje, gdy

jeden zespół spotyka się na Teamsie a drugi na Zoomie. To wtedy – jak się te zespoły mogą wspólnie ze sobą spotkać?
Lub ewentualnie korzysta z Jiry a drugi z Trello – to też moga mieć trudności w wymianie informacji

Dzisiaj mówiłem na temat tego, jak łatwo i jak sprawnie można realizować spotkania stand-upowe

Dzięki serdeczne. Do zobaczenia i usłyszenia w jutro. Na razie.

Mój mail piotr.konopka@innothink.com.pl

Mój LinkedIn https://linkedin.com/in/konopka

Link do odcinka na YouTube https://youtu.be/bZV34k5R1-8

Link do podcastu https://pod.fo/e/9ebd8

SoundCloud