Piotrek Dobra Rada, odc. 198 – checklista zdalnego spotkania wg Zooma

Wczoraj rozmawiałem z Lillą Dymarek – między innymi na temat efektywności spotkań na Zoomie. A dzisiaj pojawił się właśnie newsletter z Zooma z załącznikiem w postaci check listy zawierającej tematy do przygotowania przed spotkaniem, do zrealizowania w trakcie wideokonferencji oraz zaraz po niej. Więc – w odpowiedzi na potrzeby rynku 🙂 – dzisiaj checklista wg Zooma (do pobrania pod tym linkiem). W tle przewija się także Rafał Ferber i jego blog 365*1%
#wykuwam#piotrekdobrarada#remoteonly#pracazdalna #zoom #checklista

Cześć. Nazywam się Piotrek Konopka i witam Was w kolejnym, 198 już odcinku z cyklu Piotrek Dobra Rada mówi o pracy zdalnej. Dzisiaj powiem, jak powinna wyglądać checklista związana z przygotowaniami i prowadzeniem zdalnego spotkania.

Pół godziny temu Zoom przysłał taki komunikat w pdfie (ten dokument znajdziecie też pod filmem i pod podcastem) w którym opisuje, jakie powinny być reguły dotyczące zwoływania spotkań zdalnych, przede wszystkim kiedy spotkanie jest potrzebne i kiedy to spotkanie warto zwołać:

Przede wszystkim, po pierwsze – jeżeli macie jasny cel
Po drugie – jeżeli współpraca i otwarta dyskusja są konieczne do tego, aby osiągnąć ten cel
i po trzecie – jeżeli musicie przedyskutować złożone albo bardzo wrażliwe informacje

Jeżeli na któreś z tych pytań odpowiedzieliście sobie NIE, to należy użyć:

maila
jakiegoś komunikatora
albo szybko zadzwonić

A jak wygląda checklista do przygotowania przed spotkaniem?:

Przed spotkaniem przede wszystkim powinniście sprawdzić listę osób które będą zaproszone na to spotkanie. Czy wszyscy rzeczywiście są na nim potrzebni?
Po drugie powinniście stworzyć i rozpropagować agendę tego spotkania, bo być może każdy z uczestników powinien coś przygotować?
Po trzecie powinniście zaplanować odpowiednią liczbę czasu. Zastanowić się nad tym, czy spotkanie nie jest za krótkie? Nie jest za długie? Najczęściej spotkania są za długie. Zastanówcie się nad tym, czy tego spotkania nie można zrobić krótszego?
I po czwarte – zastanówcie się nad tym, jak w ogóle nastawić się do tego spotkania? Czy jesteście przygotowani? Skoncentrowani? Czy będziecie w stanie zaangażować się to spotkanie jako uczestnik? Czy będziecie w stanie zaangażować się to spotkanie jako gospodarz tego spotkania? Tak, że nastawcie sobie odpowiedni mindset

Rzeczy do sprawdzenia w trakcie spotkania:

po pierwsze – rozpocznijcie spotkanie od small talku, tak, żeby wyczuć, czy wszyscy są odpowiednio przygotowani? Czy wszyscy są w ogóle dostępni? Czy nie ma problemów technicznych?
Po drugie – zachęcajcie do aktywnego uczestnictwa. Bądźcie facylitatorem tego, żeby ta dyskusja przebiegała w prawidłowy sposób – tak, żeby można było osiągnąć cel tego spotkania.
po trzecie oczywiście – trzymajcie się agendy,. Pilnujcie tego, żeby dyskusja na Zoomie nie przechodziła w inną stronę
I po czwarte – zakończcie to spotkanie podsumowaniem. I upewnijcie się, że każdy z obecnych na spotkaniu uczestników miał możliwość wypowiedzenia się w danym temacie.

I teraz – co zrobić po spotkaniu?

przede wszystkim roześlij każdemu podsumowanie. Roześlij każdemu kolejne kroki, rzeczy do zrobienia, takie action itemy. Jeżeli nagrywaliście to spotkanie, to udostępnijcie również nagranie z tego spotkania. Upewnij się po prostu, że każdy będzie wiedział co po tym spotkaniu ma dalej zrobić
Zbierzcie – i to jest punkt drugi po spotkaniu – zbierzcie feedback na temat tego, jak to spotkanie poprowadziliście, bo być może ktoś czegoś nie powiedział w trakcie spotkania
I po trzecie – oceńcie i poprawcie swoje własne zachowanie, które pokazaliście w trakcie tego spotkania. Właśnie na podstawie feedbacku, tak żeby wasze kolejne spotkanie było lepsze, było bardziej efektywne. Bo ja mam taką ideę “Better done than perfect” czyli zróbmy coś dziś i jutro poprawimy jedną rzecz. Z kolei Rafał Feber z kolei na swoim blogu “365 x 1%” to mówi, że codziennie poprawiajmy jedną rzeczą o 1%, to wtedy osiągniemy doskonałość w ciągu jednego roku.

To było podsumowanie tego w jaki sposób należy prowadzić spotkania na Zoomie, włącznie z check listą rzeczy do zrobienia przed, w trakcie i po spotkaniu.

Dzięki serdeczne. Do zobaczenia i usłyszenia jutro. Na razie!

Mój mail piotr.konopka@innothink.com.pl

Mój LinkedIn https://linkedin.com/in/konopka

Link do odcinka na YouTube https://youtu.be/WV-M5xs9Vfw

Link do podcastu https://pod.fo/e/b3941

SoundCloud