4 praktyczne porady dotyczące komunikacji w grupie (wg postu na blogu Trello) dla managerów zarządzających zdalnymi zespołami. Czego używać? W jakiej konfiguracji? Jak często? Jakie pytania zadawać i czego oczekiwać od odpowiadającego? Jakie są niebezpieczeństwa związane z zieloną kropką? Więcej w 225 odcinku Piotrka Dobrej Rady
#wykuwam#piotrekdobrarada#remoteonly#pracazdalna #trello
Cześć. Nazywam się Piotrek Konopka i witam Was w kolejnym, 225 już odcinku z cyklu Piotrek Dobra Rada mówi o pracy zdalnej. Dzisiaj powiem kilka słów na temat tego, jak być lepszym menedżerem zdalnym, korzystając z różnych udogodnień dotyczących komunikacji.
Dzisiejszą inspiracją dla mnie był post na blogu firmy Trello (oczywiście link, jak zwykle, znajdziecie na dole), w którym to blogu zaproponowano, że warto zwrócić uwagę na cztery elementy, które pozwolą komunikować się wam – jako menadżerom – lepiej z waszym zespołem, tak, żeby ta praca zdalna była bardziej przyjazdu.
Przede wszystkim, po pierwsze – to spotkania jeden na jeden ze wszystkimi członkami zespołu. I należy zwrócić uwagę na to, żeby być w trakcie tych spotkań otwartym na feedback. Warto zadawać w trakcie takiego spotkania – jeżeli nie macie pojęcia jeszcze, jak takie spotkania robić – warto zapytać się o następujące rzeczy:
- co masz do zrobienia w tym tygodniu?
- ostatnio to powiedziałeś, że coś było wyzwaniem dla ciebie. jak sobie z tym poradziłeś?
- jakie są plany i priorytety dla ciebie na nadchodzący tydzień?
- jak sobie dajesz radę z tym kierunkiem, który został wyznaczony obecnie przez firmę?
- I czy możesz podzielić się feedbackiem odnośnie tego, jak ja pracuję, jak pracuje firma, tak żeby nam wszystkim pracowało się lepiej?
Czyli spotkania jeden na jeden – ja uważam że te spotkania powinny się odbywać nawet codziennie, ze wszystkimi pracownikami, nawet po dwie-trzy minuty. Zadajcie te 5 pytań i to pozwoli Wam lepiej zarządzać Waszym zespołem
Po drugie – warto stworzyć takie przewodniki / manuale czy guideline’y, dotyczące tego, jak należy się komunikować. Kiedy używać slacka? W jakich sytuacjach powinna być wykonana rozmowa telefoniczna? Kiedy można ją zastąpić mailem? A kiedy należy zwołać ad-hocowe spotkanie, na przykład na Zoomie?
Warto wdrożyć, na przykład takie oczywiście narzędzie (bo jesteśmy na blogu Trello) to warto wdrożyć Trello, do tego, żeby śledzić, jak przebiegają prace nad poszczególnymi projektami. I wtedy – jeżeli projekt potrzebuje jakieś wymiany pomysłów, wymiany idei – to warto zaplanować spotkanie. Być może to spotkanie warto uzupełnić mailem z podsumowaniem. Ale pamiętajcie o tym, żeby wysyłać te maile tylko wtedy, kiedy pracownicy pracują. Nie wysyłajcie tych maili po godzinach pracy, bo pracownicy czują się wtedy w obowiązku zareagować.
Po trzecie – starajcie się nie przesadzić z mikrozarządzaniem. Mark Viktus (jest to szef jednego zespołu w firmie Toggl) mówi tak: “Daj ludziom cele i pozwól, żeby się sami ogarnęli z tym, jak zrealizować te cele poprzez mniejsze kroki. Mikrozarządzanie to jest strata czasu i jest nawet gorsza w zdalnych zespołach, ponieważ nie widzisz tego zespołu a komunikacja jest o wiele wolniejsza”.
I po czwarte – inwestujecie w cyfrowe narzędzia pozwalające na współpracę. Ta współpraca i komunikacja może być dwojakiego rodzaju:
- przede wszystkim jest to komunikacja synchroniczna. I to jest taka komunikacja, która się dzieje w czasie rzeczywistym i wymaga natychmiastowej reakcji
- Komunikacja asynchroniczna jest to każda forma komunikacji, która nie dzieje się w czasie rzeczywistym i być może nawet reakcja nie jest wymagana w najbliższej przyszłości.
Jeden z szefów firmy Basecamp powiedział, że komunikacja synchroniczna działa w następujący sposób – że ludzie, tak naprawdę, na samym końcu, nie reagują na to, kto co robi. Tylko reagują na zieloną i czerwoną kropkę przy nazwisku. Jeżeli kropka jest zielona, to znaczy, że jesteś dostępny i po prostu sam się prosisz o to, żeby tobie przerywano pracę, nawet jeżeli w tym momencie pracujesz i jesteś w tym momencie nad czymś skupiony.
Natomiast komunikacja asynchroniczna bardzo dobrze się sprawdza w momencie, gdy pracujesz w różnych strefach czasowych, gdy nie ma oczekiwania na natychmiastową odpowiedź. Również pozwala ta komunikacja zachować odpowiedni poziom produktywności, ale pracownicy mają czas na skupienie się, na pracę głęboką, na pracę koncepcyjną i po prostu nie muszą reagować na natychmiastowe przeszkadzajki.
Ale – to co najważniejsze i tym podsumowaniem chciałbym zamknąć ten odcinek – przede wszystkim znajdźcie równowagę w częstotliwości waszej komunikacji. I wtedy wszystko powinno iść lepiej.
Dzięki serdeczne. Do zobaczenia i usłyszenia w poniedziałek. Na razie!
Mój mail piotr.konopka@innothink.com.pl
Mój LinkedIn https://linkedin.com/in/konopka
Link do odcinka na YouTube https://youtu.be/vceoAk7pZM8
Link do podcastu https://pod.fo/e/bb700
inspiracja https://blog.trello.com/under-and-over-communication
Moja strona internetowa https://piotr-konopka.pl
Strona firmowa https://www.innothink.com.pl
Moje podcasty https://podfollow.com/piotrek-dobra-rada/view
iTunes
https://podcasts.apple.com/pl/podcast/piotrek-dobra-rada/id1513135345